RESEARCH MANAGEMENT CENTRE, UTM

Financial Management

Pengurusan Perolehan

Pembayaran

Pembelian Di Bawah RM 5,000.00

01. Bagaimanakah pembelian dibawah RM 5,000.00 boleh dibuat?
Pembelian dibawah RM 5,000.00 boleh dibuat melalui
• Belian melalui inbois (daripada syarikat berdaftar dengan UTM)
• Menggunakan duit sendiri dan membuat tuntutan ke RMC
Back to top

02. Apakah dokumen yang perlu disediakan?
Jika pembelian melalui inbois
• Borang Permohonan Bayaran (UTM/RMC/F/0163)
• Nota Penghantaran (Delivery Order)
• Inbois kepada Unit Bayaran RMC.
• Salinan Jadual Agihan V-Series Proposal Pembelian/Jadual C Research Agreement.
• Penyata Kewangan Penyelidikan Terkini (disahkan oleh Ketua Projek bagi projek Fast Lane dan GUP)
• Borang Daftar Harta/Inventori (jika melibatkan pembelian asset/inventori)
• Borang penyelenggaraan (jika melibatkan pembaikan aset)

Jika pembelian menggunakan wang sendiri
Dokumen tambahan:
• Borang Hr Fin e-form no 26 (Bayaran Balik Wang).
Back to top

03. Adakah pembelian dibawah RM 5,000.00 memerlukan Quotation?
– Pembelian dibawah RM 5,000.00 TIDAK memerlukan Quotation dan TIADA Pesanan Tempatan dikeluarkan.
Back to top

04. Apakah yang membolehkan suatu peralatan boleh dibeli?
– Peralatan tersebut hendaklah ada dalam senarai agihan V-series.
Back to top

05. Bolehkah saya membeli alatan yang tiada tersenarai dalam proposal.
– Boleh, tetapi ianya perlu mendapatkan KELULUSAN dari Pengarah RMC SEBELUM pembelian boleh dibuat.
Back to top

06. Apakah akibat jika saya telah membeli peralatan yang tiada dalam proposal dan TIDAK diluluskan oleh Pengarah RMC.
– RMC TIDAK akan menanggung sebarang kerugian tersebut dan pembayaran TIDAK akan dibuat.
Back to top


Permohonan Pembelian Terus

01. Bagaimanakah permohonan pembelian melebihi RM 5,001.00 boleh dibuat?
Permohonan pembelian RM 5,001.00 hingga RM 20,000.00 boleh dibuat secara pembelian terus.
Back to top

02. Apakah dokumen yang perlu disediakan?
• Borang Permohonan Perolehan (UTM/RMC/F/0164)
• Salinan permohonan melalui sistem HrFin untuk dapatkan nombor permohonan pembelian (MJPBPxxx)
• Sekurang-kurangnya 2 Quotation Asal dari Syarikat yang berdaftar dengan UTM (disahkan oleh Syarikat dan KP)
• Salinan Jadual Agihan V-Series Proposal Pembelian/Jadual C Research Agreement.
• Penyata Kewangan Penyelidikan Terkini (disahkan oleh Ketua Projek bagi projek Fast Lane dan GUP)
Back to top

03. Berapakah tempoh masa Pesanan Tempatan dapat disiapkan untuk Pembelian Terus?
• Pesanan Tempatan akan disiapkan dalam tempoh masa 14 hari bekerja.
Back to top


Permohonan Pembelian Sebut Harga

01. Apakah had nilai untuk perolehan secara sebut harga dan siapakah memberi kelulusan untuk sebut harga ini?
• RM20,001-RM50,000 dan diluluskan oleh Pengarah RMC jika baki mencukupi dan terkandung dalam proposal.
• RM50,001-RM200,000 dan diluluskan oleh Jawatankuasa Sebut harga RMC
• RM200,001-RM500,000 dan diluluskan oleh Jawatankuasa Sebut harga Universiti
Back to top

02. Apakah dokumen yang perlu disediakan untuk sebutharga bernilai RM20,001-RM500,000?
• Borang Permohonan Perolehan (UTM/RMC/F/0164) berserta Borang Anggaran Pejabat (Lampiran 1)
• Salinan permohonan melalui sistem HrFin untuk dapatkan nombor permohonan pembelian (MJPBPxxx)
• Maklumat sekurang-kurangnya 5 pembekal yang bertaraf Bumiputera dan berdaftar dengan UTM.
(Maklumat tersebut hendaklah mengandungi nama, alamat syarikat dan kod bidang yang berkaitan)
(Sebutharga >RM100,000 syarikat bukan berdaftar bumiputera dibenarkan)
• Salinan Jadual Agihan V-Series Proposal Pembelian/Jadual C Research Agreement.
• Penyata Kewangan Penyelidikan Terkini (disahkan oleh Ketua Projek bagi projek Fast Lane dan GUP)
• Borang Permohonan Perolehan Barangan Import daripada MITI (sekiranya peralatan yang dibeli perlu diimport dari luar Negara.RM 50,000.00)
Back to top

03. Bagaimanakah sekiranya terdapat perubahan pada spesifikasi alat pada permohonan yang telah dihantar ke RMC?
– Pemohon hendaklah menghubungi staf Unit Perolehan dan memaklumkan serta mengemukakan sebutharga baru yang telah disahkan oleh Ketua Projek.
Back to top

04. Bagi perolehan melebihi RM500,000 apakah kaedah perolehan yang sepatutnya?
– Bagi perolehan bernilai lebih RM 500,000 ianya dijalankan secara tender dimohon melalui RMC dan dimajukan untuk tindakan oleh pejabat Bendahari UTM.
Back to top

05. Apakah dokumen yang perlu disediakan untuk proses Tender?
• Borang Permohonan Perolehan (UTM/RMC/F/0164) berserta Borang Anggaran Pejabat (Lampiran 1)
• Salinan permohonan melalui sistem HrFin untuk dapatkan nombor permohonan pembelian (MJPBPxxx)
• Salinan Jadual Agihan V-Series Proposal Pembelian/Jadual C Research Agreement.
• Penyata Kewangan Penyelidikan Terkini (disahkan oleh Ketua Projek bagi projek Fast Lane dan GUP)
• Borang Permohonan Perolehan Barangan Import daripada MITI (sekiranya peralatan yang dibeli perlu diimport dari luar Negara)
• Jadual Spesifikasi Teknikal
• Jadual Harga
Back to top

06. Apakah yang dimaksudkan pecah kecil pembelian dan bolehkah ia dilakukan?
– Pecah kecil pembelian boleh didefinisikan menyalahtafsir satu jenis item dan membeli secara berasingan samaada secara sengaja atau tidak sengaja serta tidak mengikut pertauran yang ditetapkan.

Nota: Pecah kecil pembelian adalah TIDAK dibenarkan.
Back to top


Permohonan Rundingan Terus

01. Apakah yang membolehkan sesuatu perolehan dijalankan secara Rundingan Terus?
• Tiada specification yang tepat atau pasti mengenai sesuatu barangan atau perkhidmatan yang diperlukan.
• Punca barangan secara berasingan antara satu sama lain tidak terdapat.
• Hanya Syarikat tersebut yang menawarkan barangan yang dikehendaki (pengedar tunggal).
Back to top

02. Berapakah had nilai perolehan secara Rundingan Terus dan siapakah yang diberi kuasa untuk melulus?
• Dalam dan Luar Negara
Had Nilai : RM5,001-RM20,000
Perakuan: Ketua Projek
Kelulusan: Pengarah RMC

• Dalam Negara
Had Nilai: RM20,001-RM50,000
Perakuan: Dekan Penyelidikan Research Alliance
Kelulusan: JK Sebut Harga RMC

• Luar Negara
Had Nilai: RM20,001-RM50,000
Perakuan: JK Sebut Harga RMC
Kelulusan: JK Sebut Harga Universiti

• Dalam dan Luar Negara
Had Nilai: >RM50,001
Perakuan: JK Sebut Harga Universiti
Kelulusan: Perbendaharaan
Back to top

03. Apakah dokumen yang perlu disediakan untuk Rundingan Terus?
Dalam negara
• Borang Permohonan Perolehan (UTM/RMC/F/0164)
• Memorandum Perolehan Secara Rundingan Terus
• Quotation Asal daripada syarikat
• Surat lantikan daripada Agen Prinsipal (Sole Agent)
• Salinan Sijil daripada Kementerian Kewangan untuk pembekal tempatan (yang belum tamat tempoh).
• Salinan Jadual Agihan V-Series Proposal Pembelian/Jadual C Research Agreement.
• Penyata Kewangan Penyelidikan Terkini (disahkan oleh Ketua Projek bagi projek Fast Lane dan GUP
• Borang Permohonan Kementerian Ke Bahagian Perolehan Kerajaan Kementerian Kewangan (Rundingan Terus > RM 50,001.00)
• Borang Permohonan Perolehan Barangan Import (jika pembelian bartangan import > RM 50,000.00)

Luar negara
Dokumen tambahan:
• HrFin e-form no.28 (Arahan Bayaran) diisi oleh Ketua Projek.
• Borang Untuk Permohonan Luar Negara (Lampiran 2 Procurement Application Form)
• Inbois Asal daripada syarikat yang dipilih lengkap mengandungi maklumat cara pembayaran akan dibuat.
(cth : Telegrafic Transfer, Bank Draf dan lain-lain).
Back to top

04. Bagaimana saya mengetahui bahawa permohonan saya secara rundingan terus diluluskan atau sebaliknya?
– Rundingan Terus dalam dan luar negara bernilai RM5,001.00-RM20,000.00 dan rundingan terus dalam negara bernilai RM20,001.00-RM50,000.00, Ketua Projek atau Penyelidik akan dihubungi oleh Unit Perolehan RMC.
Rundingan Terus luar negara bernilai RM20,001.00-RM50,000.00 dan dalam dan luar Negara bernilai lebih RM50,000.00, Ketua Projek atau Penyelidik akan dihubungi oleh Pejabat Bendahari UTM Johor Bahru.
Back to top

05. Setelah dokumen lengkap apakah tindakan seterusnya?
• Sila kemukakan ke kaunter RMC
Back to top

06. Apakah syarat yang diperlukan untuk sesuatu permohonan?
• Status projek masih aktif.
• Baki peruntukan masih mencukupi.
• Barang yang dipohon tersenarai dalam proposal
• Dokumen untuk permohonan perolehan yang lengkap.
Back to top

07. Mengapakah sesuatu permohonan ditolak?
• Quotation bukan yang ASAL
• Dokumen tidak lengkap
• Status projek telah tamat tempoh
• Baki tidak mencukupi.
• Permohonan yang memerlukan justifikasi tidak diluluskan.
• Permohonan yang memerlukan tindakan susulan tidak diambil/tidak dikemukakan.
• Permohonan tiada dalam proposal dan justifikasi yang diberikan tidak diluluskan oleh Pengarah dan Timbalan Pengarah
Back to top

08. Jika permohonan saya tidak diluluskan, apakah yang perlu saya lakukan?
– Rujuk kepada sebab permohonan tidak diluluskan. Jika :
• Baki tidak mencukupi / Projek tamat tempoh?Ketua Projek perlu mengemukakan permohonan baru dengan menggunakan vot projek lain yang masih aktif & mempunyai baki yg mencukupi dan mengemukakan justifikasi yang kukuh bagi membolehkan permohonan pembelian diluluskan.
Back to top

09. Bagaimanakah sekiranya vot projek telah tamat tetapi masih ada pembelian yang hendak dipohon?
– Vot projek yg telah tamat TIDAK BOLEH digunakan utk membuat sebarang permohonan pembelian. Rayuan boleh dikemukakan kepada Pengarah RMC dan kelulusan tertakluk kepada pertimbangan Pengarah RMC.
Back to top

10. Bagaimanakah saya dapat mengetahui sama ada permohonan saya diluluskan atau sebaliknya?
– Jika permohonan diluluskan Pesanan tempatan akan dikeluarkan dan jika tidak diluluskan KP akan diberitahu dengan mengembalikan permohonan kepada KP.
Back to top

11. Bagaimanakah pesanan tempatan akan sampai kepada saya?
Pesanan tempatan akan dihantar melalui :
• Despatch ke fakulti mengikut nama Ketua Projek
• Pemohon boleh datang ke RMC untuk mengambil pesanan tempatan di kaunter RMC.
– Menghubungi syarikat yang pilih untuk mengambil pesanan tempatan di kaunter RMC.
Back to top

12. Bagaimanakah sekiranya pesanan tempatan yang telah dikeluarkan hendak dibatalkan?
– Pemohon hendaklah memberi surat makluman tentang pembatalan tersebut serta lampirkan bersama pesanan tempatan salinan asal, salinan pembekal dan salinan pemohon untuk proses pembatalan pesanan tempatan.
Back to top

13. Bagaimanakah saya boleh mendapatkan borang-borang yang berkaitan?
– Ketua Projek ataupun penyelidik boleh mendapatkan borang-borang berkaitan di laman web RMC iaitu http://utmonline.utm.my/rmc dan dibahagian Procurement Application.
Back to top

14. Dimanakah saya boleh mendapatkan panduan mengisi Borang HrFin?
– Ketua Projek dan penyelidik boleh mendapatkan panduan tersebut melalui laman web: http://ebendahari.utm.my/bendahari seterusnya menyusuri ke capaian pantas, panduan pengguna HrFin dan memilih perolehan.
http://utmonline.utm.my/rmc dan dibahagian Procurement Application pilih panduan mengisi Hr Fin.
Back to top

15. Apakah alamat laman web untuk saya mengisi permohonan HrFin?
– Ketua Projek dan penyelidik boleh menyusuri laman web https://ifms.utm.my/ifms untuk mengisi permohonan HrFin.
Back to top

16. Siapakah Pegawai yang perlu saya hubungi sekiranya permasalahan berlaku.
• Pegawai Kewangan sambungan 37842
• Penolong Akauntan sambungan 37929
• Pembantu Tadbir sambungan 37868
(FKK, FPREE, FKE, FKBSK, FSKSM, FKA, FAB dan Vot Mengurus)
• Pembantu Tadbir sambungan 37930
(FS, FBB, FKSG, FKM, FPPSM, FTI, FP dan Vot Tabung)
Back to top

17. Bagaimanakah Syarikat boleh mendaftar dengan UTM?
Syarikat atau individu terbabit boleh menghubungi Pembantu Tadbir di Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari UTM Johor Bahru di talian 07-553 0543 untuk urusan pendaftaran Syarikat dengan UTM.
Back to top


Permohonan Bayaran Balik Wang

01. Kenapa dokumen yang disediakan perlu mengikut senarai semak?
– Bagi mengelakkan permohonan ditolak/tidak diproses
Back to top

02. Apakah dokumen yang diperlukan untuk menghantar permohonan?
• Dokumen disediakan mengikut jenis permohonan bayaran.
• Penyediaan dokumen boleh merujuk kepada senarai semak yang boleh dimuatturun dari laman rasmi RMC (www.utmonline.utm.my/rmc)
Back to top

03. Apakah syarat yang diperlukan untuk menghantar tuntutan?
• Status projek mestilah AKTIF dan V-Siri berkenaan mestilah mempunyai peruntukan dan baki.
• Bagi projek yang telah tamat tempoh hanya dibenarkan membuat tuntutan terakhir dlm masa 2 minggu dari tarikh projek tamat.
Back to top

04. Berapakah masa yang diambil untuk sesuatu permohonan?
• Tempoh lazim ialah 14 hari – 21 hari bekerja namun ia bergantung kepada kelancaran system kewangan dan network, serta jumlah bilangan permohonan pada bulan tersebut.
• Pemohon dinasihatkan untuk mendapatkan maklumat bayaran selepas 12 hari bekerja dari tarikh penghantaran ke kaunter RMC
Back to top

05. Apakah yang menyebabkan permohonan ditolak?
• Projek telah TAMAT TEMPOH
• Baki vot atau V- Siri tidak mencukupi
• Dokumen yang tidak lengkap
• Terdapat syarat tambahan yang tidak membenarkan pembayaran dibuat
Back to top

06. Jika permohonan saya tidak diluluskan, apakah yang perlu saya lakukan?
• Perlu merujuk kepada sebab permohonan tidak diluluskan
• Berdasarkan maklumbalas dari Bahagian Kewangan, sila ambil tindakan susulan yang dicadangkan.
Back to top

07. Bagaimanakah hendak menyemak status permohonan?
• Status permohonan boleh disemak melalui sistem IFMS dengan memuat turun panduan dari http://utmonline.utm.my/rmc – Panduan Mengisi HrFin
Back to top

08. Bagaimanakah sekiranya vot projek telah tamat tetapi masih ada pembayaran yang hendak dilakukan?
• Pembayaran selepas tarikh tamat projek hanya dapat diterima dalam tempoh 2 minggu dari tarikh tamat projek. Namun, resit dan perbelanjaan perlulah dibuat dalam tempoh aktif sesuatu projek tersebut.
• Bagi pembayaran yang melibatkan Pesanan Tempatan, permohonan boleh dikemukakan seperti biasa.
Back to top

09. Mengapa cek tidak diperolehi walaupun Bahagian Kewangan telah memaklumkan bahawa baucer bayaran telah diluluskan?
• Proses pembayaran di RMC hanya sehingga peringkat kelulusan baucer sahaja. Proses cetakan cek diuruskan oleh Pejabat Bendahari.
• Pemohon boleh mendapatkan no. Baucer di Bahagian Kewangan dan merujuk status cetakan cek di talian 30270.
Back to top

10. Berapakah jumlah maksima wang sendiri yang saya boleh dahulukan?
• Berdasarkan pekeliling Bil 7/2010, Jumlah maksima wang sendiri yang boleh didahulukan ialah RM 5,000.00
Back to top


Permohonan Pendahuluan/SPB/Kerja Lebih Masa/Lain-Lain Invois/Pesanan Tempatan/Wang Sendiri /Sagu Hati

01. Bagaimana hendak membuat bayaran upah kerja penyelidikan?
• Bagi pembayaran gaji, upah dan saguhati kepada penyelidik, rujukan boleh dibuat kepada Unit Lantikan RMC
Back to top

02. Borang apakah yang perlu digunakan?
• Dokumen disediakan mengikut jenis permohonan bayaran.
• Penyediaan dokumen boleh merujuk kepada senarai semak yang boleh dimuatturun dari laman rasmi RMC (www.utmonline.utm.my/rmc).
Back to top

03. Bagaimana hendak mengetahui samada pembelian sesuatu barang dikategorikan sebagai inventori /aset atau bahan pakai habis?
• Sesuatu pembelian yang bertujuan untuk menguji sesuatu akan dikategorikan sebagai inventori / asset.
• Pembelian sesuatu peralatan atau bahan yang bertujuan untuk diuji boleh dikategorikan sebagai bahan pakai habis
Back to top

04. Adakah dibenarkan pembayaran dibuat kepada staf UTM yang melakukan kerja ? kerja penyelidikan?
• Berdasarkan peraturan semasa, hanya Penyelidikan Kontrak sahaja yang membenarkan pembayaran kepada staf UTM melalui Yuran Profesional
• Pembayaran bagi gred jawatan 40 ke bawah boleh dilakukan melalui permohonan Kerja Lebih Masa.
Back to top

05. Adakah Ketua Projek boleh mendahulukan wang sendiri untuk pembayaran upah kepada pelajar?
• Ketua Projek boleh berbuat demikian hanya sekiranya surat perlantikan pelajar tersebut telah diluluskan oleh Unit Lantikan.
• Walaubagaimanapun pemulangan semula wang adalah berdasarkan baki vot sedia ada.
Back to top

06. Jika pembayaran kepada syarikat melalui inbois, adakah perlu mengisi mana ? mana borang HrFin?
• Pemohon tidak perlu mengisi mana – mana borang HrFin. Hanya perlu mengisi borang pembayaran yang dimuatturun dari laman rasmi RMC (www.utmonline.utm.my/rmc).
• Pemohon dinasihatkan agar memastikan syarikat telah berdaftar dengan Pejabat Bendahari UTM sebelum berurusan bagi memudahkan proses bayaran.
Back to top

07. Jika pembayaran yuran dalam negara, adakah boleh digunakan kaedah pindahan telegrafik?
• Penggunaan kaedah pindahan telegrafik dikhuatiri akan dikenakan bayaran tambahan
• Pemohon adalah dinasihatkan memohon Pesanan Tempatan atau pembayaran melalui inbois atau mendahulukan wang sendiri
Back to top

08. Bagaimanakah prosedur pembelian buku dari geran penyelidikan?
• Bagi pembelian sebarang buku, pemohon adalah dinasihatkan merujuk terlebih dahulu kepada Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ) untuk mengetahui prosedur yang lebih lengkap.
Back to top

09. Apakah kelayakan bagi seseorang yang ingin menerima pembayaran upah penyelidikan?
• Kelayakan penerima upah bayaran adalah berbeza mengikut jenis geran penyelidikan
• Pemohon adalah dinasihatkan untuk merujuk kepada kadar upah yang boleh dimuatturun dari laman rasmi RMC (www.utmonline.utm.my/rmc) atau menghubungi Unit Bayaran, Bahagian Kewangan.
Back to top

10. Apakah yang perlu dilakukan sekiranya harga di inbois tidak sama dengan harga di pesanan tempatan/Local Order (PT/LO)?
• Pemohon adalah dinasihatkan untuk mengemaskini jumlah bayaran yang sebenar.
• Perbezaan perlulah disertakan bersama Nota Kredit, atau Nota Debit atau Nota Diskaun yang mana lebih mudah bagi pihak syarikat / pembekal.
Back to top


Permohonan Pembayaran Tuntutan Perjalanan Dalam & Luar Negara

01. Bagaimana saya boleh membuat tuntutan perjalanan?
• Tuntutan perjalanan boleh dilakukan sebaik sahaja pulang dari destinasi perjalanan.
• Dokumen perlulan disediakan mengikut senarai semak yang boleh dimuatturun dari laman rasmi RMC (www.utmonline.utm.my/rmc)
• Setiap pembayaran perlulah disertakan dengan resit rasmi atau dokumen sokongan asal yang disahkan oleh Ketua Projek.
• Pemohon adalah dinasihatkan meyusun resit ? resit dan dokumen sokongan mengikut tarikh perjalanan agar dapat membantu Unit Bayaran membuat pengiraan dengan lebih tepat dan berkesan.
Back to top

02. Berapa lama tempoh pendahuluan perjalanan diperlukan untuk diprosess sebelum tarikh perjalanan?
• Sebarang permohonan pendahuluan termasuk pendahuluan diri / perjalanan perlulah dihantar sekurang – kurangnya 2 minggu dari tarikh perjalanan.
• Sekiranya Unit Bayaran tidak diberi masa yang mencukupi untuk memproses pendahuluan disebabkan kelewatan penghantaran permohonan di atas apa jua alasan, Bahagian Kewangan tidak akan bertanggungjawab terhadap permohonan tersebut
Back to top


Permohonan Pembayaran Lebihan Pendahuluan

01. Bagaimana saya boleh membuat pemulangan resit atau tunai bagi lebihan pendahuluan?
• Pemulangan lebihan pendahuluan boleh dilakukan dengan mengemukakan senarai penggunaan pendahuluan / Borang Tuntutan perjalanan beserta wang tunai atau cek
• Cek perlulah ditulis di atas nama Bendahari UTM
• Pemohon adalah dinasihatkan agar mendapatkan resit setelah mengemukakan tunai atau cek.
Back to top