RESEARCH MANAGEMENT CENTRE, UTM

Project Monitoring

Permohonan Pemindahan V Siri

01. Apakah yang dimaksudkan dengan pindaan Vsiri?
– Pindahan Vsiri adalah perubahan kepada peruntukan asal yang diluluskan didalam proposal.
Back to top

02. Berapa kali kah permohonan pindah Vsiri boleh dibuat?
– Pindah Vsiri hanya boleh dibuat SATU (1) kali sahaja di sepanjang tempoh projek penyelidikan tersebut aktif.
Back to top

03. Apakah dokumen yang perlu dikemukakan?
• Borang UTM/RMC/F/0108 Pindaan 5/1/2011
• Jadual asal dan jadual pindaan
• Penyata Kewangan yang terkini
• Laporan Perkembangan yang terkini
Back to top

04. Apakah langkah yang perlu dibuat oleh Ketua Projek?
Ketua projek perlu mematuhi kriteria berikut:
Science Fund /Institusi : –
• Semua pindaan boleh dibuat
– Pindaan ke V35000 mestilah disertakan dengan sebut harga, dan peralatan yang hendak dibeli mestilah ada dalam proposal.
– Permohonan yang melebihi 20% daripada jumlah penerimaan di Vsiri yang terlibat akan diluluskan oleh pihak penaja (MOSTI)
• FRGS –
– Pindaan ke V21000 dan V35000 mestilah tidak melebihi 40% daripada jumlah peruntukan bagi keseluruhan projek.
– Tertakluk kepada pindaan garis panduan MOHE dari masa ke semasa.
• Kontrak / Lain-lain
– Mengikut keperluan penaja
Semua pemohonan hendaklah menggunakan Borang Permohonan Pindaan Vsiri yang boleh di muat turun dari portal RMC yang beralamat https://utmonline.utm.my/rmc
Back to top

05. Berapa lamakah surat kelulusan dapat dikeluarkan?
• Kelulusan dalaman 7 hari dari permohonan lengkap di terima di kaunter RMC
• Permohonan Kelulusan daripada pihak Penaja adalah bergantung kepada penaja.
Back to top

06. Kenapakah permohonan Vsiri ditolak?
• Pernah membuat pindaan Vsiri
• Dokumen permohonan tidak lengkap
• Justifikasi permohonan tidak lengkap
• Projek telah Tamat Tempoh
• Permohonan yang tidak mengikut garis panduan penaja
Back to top

07. Siapakah yang perlu dihubungi?
• Pembantu Tadbir (P/O) 37822/37824
• Penolong Pegawai Tadbir 37806/37870 atau email salina-s@utm.my
• Timbalan Pendaftar 37837 atau email mdafandih@utm.my
Back to top

08. Bagaimanakah saya dapat mengetahui sama ada permohonan saya diluluskan atau sebaliknya?
Permohonan akan diluluskan sekiranya pemohon /penyelidik mematuhi syarat permohonan, dan surat jawapan kelulusan/disokong (bagi permohonan ke penaja) akan dikeluarkan
• Kelulusan dalaman 7 hari dari permohonan lengkap di terima di kaunter RMC
• Kelulusan daripada penaja adalah bergantung pada pihak penaja berkenaan.
Back to top

09. Bagaimanakah surat kelulusan akan dihantar kepada saya?
Surat kelulusan akan dihantar melalui :
• Kelulusan akan diemelkan kepada Ketua Projek
Back to top


Permohonan Perlanjutan Tempoh

01. Dalam keadaan bagaimanakah tempoh sesuatu projek tersebut boleh dilanjutkan.
– Tempoh projek penyelidikan boleh dilanjutkan sekiranya Ketua Projek mempunyai masalah diluar jangkaan seperti kerosakan peralatan penyelidikan dan masalah teknikal lain yang berkaitan sehingga menyebabkan projek penyelidikan tidak dapat disiapkan dalam tempoh yang telah ditetapkan.
Back to top

02. Apakah dokumen yang perlu dikemukakan.
• Borang Permohonan Perlanjutan Tempoh
• Jadual perancangan asal dan jadual perancangan pindaan
• Penyata Kewangan yang terkini
• Laporan Perkembangan yang terkini
Back to top

03. Apakah langkah yang perlu dibuat oleh Ketua Projek?
• Science Fund – Kelulusan adalah bergantung kepada penaja (MOSTI)
• FRGS/Institusi – Permohonan lanjut tempoh kurang 6 bulan atau 6 bulan adalahbergantung kepada kelulusan RMC manakala lebih 6 bulan adalah bergantung kepada penaja. (MOHE)
Back to top

04. Berapa kalikah permohonan boleh dibuat?
• Science Fund – Hanya boleh dibuat SATU (1) kali sepanjang tempoh penyelidikan
• FRGS/Institusi – Maximum permohonan mestilah tidak melebihi 12 bulan
• Permohonan mestilah dibuat 3 bulan sebelum projek tamat.
Back to top

05. Berapa lamakah surat kelulusan dapat dikeluarkan?
• FRGS/Institusi – Kelulusan dalaman 7 hari. Science Fund – Kelulusan tertakluk kepada penaja.
• FRGS-Permohonan lanjut tempoh lebih 6 bulan bergantung pada kelulusan penaja (MOHE)
Back to top

06. Kenapakah permohonan perlanjutan tempoh ditolak?
• Permohonan kali ke 2
• Dokumen permohonan tidak lengkap
• Justifikasi permohonan tidak lengkap
• Projek telah Tamat Tempoh
• Nota: Permohonan perlulah dihantar 3 bulan sebelum tarikh tamat.
Back to top

07. Siapakah yang perlu dihubungi?
• Pembantu Tadbir (P/O) 37822/37824
• Penolong Pegawai Tadbir 37806/37870
• Timbalan Pendaftar 37837
Back to top

08. Bagaimanakah saya dapat mengetahui sama ada permohonan saya diluluskan atau sebaliknya?
Permohonan dapat diluluskan sekiranya pemohon mematuhi syarat permohonan dan surat jawapan kelulusan/disokong (bagi permohonan ke penaja) akan dikeluarkan.
• Kelulusan dalaman 7 hari dari permohonan lengkap di terima di kaunter RMC
• Kelulusan untuk penaja adalah bergantung pada pihak penaja berkenaan.
Back to top

09. Bagaimanakah surat kelulusan akan sampai kepada saya?
Surat kelulusan akan dihantar melalui :
• Kelulusan akan diemelkan kepada Ketua Projek
Back to top


Permohonan Perubahan Spesifikasi Teknikal

01. Bagaimanakah cara permohonan perubahan teknikal atau skop boleh dibuat?
– Ketua Projek perlu menyediakan satu surat permohonan perubahan spesifikasi teknikal dan memberikan justifikasi kukuh mengapa perubahan skop/objektif tersebut dibuat.
Back to top

02. Apakah dokumen yang perlu dikemukakan?
• Surat permohonan perubahan spesifikasi Teknikal
• Proposal lama
• Proposal baru selepas dibuat perubahan.
Back to top

03. Apakah langkah yang perlu dibuat oleh Ketua Projek?
– Ketua Projek perlu menghantar permohonan dalam tempoh SATU (1) tahun selepas projekpenyelidikan tersebut aktif.
Back to top

04. Apakah syarat yang membolehkan saya membuat perubahan spesifikasi teknikal?
• Projek penyelidikan mestilah telah berjalan selama 1 tahun.
• Permohonan mestilah 3 bulan sebelum projek penyelidikan tamat.
Back to top

05. Siapakah yang perlu dihubungi?
• Pembantu Tadbir (P/O) 37822/37824
• Penolong Pegawai Tadbir 37806/37870
• Timbalan Pendaftar 37837
Back to top

06. Bagaimanakah saya dapat mengetahui sama ada permohonan saya diluluskan atau sebaliknya?
Permohonan dapat diluluskan sekiranya pemohon memenuhi syarat permohonan dan surat jawapan kelulusan/disokong (bagi permohonan ke penaja) akan dikeluarkan
• Kelulusan dalaman 7 hari dari permohonan lengkap di terima di kaunter RMC
Back to top

07. Bagaimanakah surat kelulusan akan dihantar kepada saya?
Surat kelulusan akan dihantar melalui :
• Kelulusan akan diemelkan kepada Ketua Projek
Back to top


Permohonan Tambah Peruntukan

01. Adakah Ketua Projek dibenarkan untuk memohon pertambahan peruntukan?
Ya, walaubagaimanapunpermohonan menambahkan peruntukan dibenarkan untuk kategori geran Institusi sahaja. Bagi geran science fund dan FRGS adalah tidak dibenarkan. Manakala bagi geran kontrak dan lain-lain bergantung kepada keperluan penaja.
Back to top

02. Apakah dokumen yang perlu dikemukakan?
Ketua projek perlu mengisi Borang Permohonan Menambahkan Peruntukan, dan melampirkan dokumen berikut:
• Penyata Kewangan terkini
• Laporan Perkembangan terkini
Back to top

03. Apakah langkah yang perlu dibuat oleh Ketua Projek?
– Ketua Projek perlu mengemukakan permohonan dalam tempoh projekpeneylidikan tersebut masih aktif.
Back to top

04. Apakah syarat yang membolehkan saya membuat permohonan Tambahan Peruntukan?
• Sekali sahaja sepanjang tempoh projek aktif.
• Perbelanjaan telah mencapai 80% berbelanja
• Permohonan mestilah dibuat dalam tempoh 3 bulan sebelum projek penyelidikan tersebut tamat.
Back to top

05. Siapakah yang perlu dihubungi?
• Pembantu Tadbir (P/O) 37822/37824
• Penolong Pegawai Tadbir 37806/37870
• Timbalan Pendaftar 37837
Back to top

06. Bagaimanakah saya dapat mengetahui sama ada permohonan saya diluluskan atau sebaliknya?
Permohonan dapat diluluskan sekiranya pemohon memenuhi syarat permohonan dan surat jawapan kelulusan/disokong (bagi permohonan ke penaja) akan dikeluarkan
• Kelulusan dalaman 7 hari dari permohonan lengkap di terima di kaunter RMC
Back to top

07. Bagaimanakah surat kelulusan akan dihantar kepada saya?
Surat kelulusan akan dihantar melalui :
• Kelulusan akan diemelkan kepada Ketua Projek
Back to top


Penghantaran Laporan Perkembangan

01. Bila laporan perkembangan perlu dikemukakan?
– Semua projek yang berdaftar di RMC perlu menghantar laporan perkembangan setiap 6 bulan.
Back to top

02. Apakah dokumen yang perlu dikemukakan?
Format penghantaran laporan perkembangan adalah mengikut kategori geran:
• Science Fund – hanya kemukakan melalui web site science fund dialamat https://www.ernd.mosti.gov.my/escience – Progress Report
• FRGS – Borang Laporan perkembangan P2(R)
• Kontrak & Others – mengikut keperluan penaja
• Institusi/GUP – Borang laporan perkembangan
• Bagi Geran Institusi dan GUP Ketua projek akan dipanggil untuk menghadiri Bengkel Pemantauan sekali sepanjang tempoh projek atau mengikut keperluan.
Back to top

03. Apakah langkah yang perlu dibuat oleh Ketua Projek?
– Ketua Projek perlu melaporkan perkembangan projek penyelidikan setiap 6 bulan bagi kategori FRGS/Institusi/GUP.
Borang laporan perkembangan boleh dimuat turun dari Portal RMC yang beralamat di https://utmonline.utm.my/rmc_Progress Report
Back to top

04. Siapakah yang perlu dihubungi?
• Pembantu Tadbir (P/O) 37822/37824
• Pembantu Tadbir Kanan (37872)
• Penolong Pegawai Tadbir (37870)
• Timbalan Pendaftar 37837
Back to top


Penghantaran Laporan Akhir

01. Bila laporan akhir perlu dikemukakan?
– Semua projek penyelidikan yang berdaftar di RMC perlu menghantar laporan akhir selepas tamat tempoh projek penyelidikan ( iaitu dalam tempoh 3 bulan selepas projek penyelidikan tersebut tamat)
Back to top

02. Apakah dokumen yang perlu dikemukakan?
Format penghantaran laporan akhir adalah mengikut kategori geran:
• Science Fund – hanya kemukakan melalui web site science fund dialamat http://www.ernd.mosti.gov.my/escience
• FRGS
– Laporan akhir lengkap (hardcopy berjilid mengikut format RMC) sila rujuk template penyediaan laporan akhir.
– 1 salinan softcopy
– Borang pengesahan laporan akhir
– Borang IP Screening & Technology Assessment
– Borang Penerbitan
– Borang FRGS – P3(R)
• Institusi/GUP
– Borang Penutupan Projek
– Borang pengesahan Laporan Akhir
– Borang IP Screening & Technology Assessment
– Profail laporan akhir
• Kontrak & Others – mengikut keperluan penaja
• Semua borang laporan akhir dan template penyediaan laporan akhir boleh dimuat turun di Portal RMC yang beralamat di https://utmonline.utm.my/rmc
Back to top

03. Apakah langkah yang perlu dibuat oleh Ketua Projek?
• Ketua projek perlu memastikan semua dokumen yang diperlukan lengkap sebelum di kemukakan ke RMC. RMC tidak akan menerima laporan akhir yang tidak mengikut format yang telah ditetapkan.
• Sila pastikan semua tuntutan pembayaran telah dijelaskan sebelum mengemukakan laporan akhir ke RMC.
Back to top

04. Kenapa surat peringatan dikeluarkan kepada ketua projek?
– Selepas status projek penyelidikan tersebut bertukar daripada Aktif kepada Tamat Tempoh, Ketua Projek akan diingatkan agar mengemukakan laporan akhir sepertimana yang telah disyaratkan.
Back to top

05. Berapa kali surat peringatan akan dikeluarkan kepada ketua projek?
Untuk 3 jenis geran iaitu Science fund, FRGS dan Institusi/GUP, 4 kali surat peringatan akan dikeluarkan kepada ketua projek.
Back to top

06. Bila surat peringatan akan dikeluarkan kepada ketua projek?
• Peringatan 1 – Dikeluarkan satu hari selepas tarikh tamat tempoh.
• Peringatan 2 – dikeluarkan satu bulan selepas peringatan 1 dikeluarkan.
• Peringatan 3 – dikeluarkan 1 bulan selepas peringatan ke-2 dikeluarkan
• Peringatan 4 akan dikeluarkan setelah semua surat peringatan diatas diabaikan oleh ketua projek.
Back to top

07. Siapakah yang perlu dihubungi?
• Pembantu Tadbir (P/O) 37822/37824
• Penolong Pegawai Tadbir (37806/37870)
• Timbalan Pendaftar 37837
Back to top

08. Bolehkah Ketua Projek menuntut bayaran bagi membayai kos penjilidan laporan akhir?
• Kos penjilidan laporan akhir FRGS ditanggung sepenuhnya oleh Ketua Projek menggunakan baki vot projek. Bayaran boleh dituntut dalam masa 3 bulan selepas projek penyelidikan tersebut tamat tempoh.
Back to top