RESEARCH MANAGEMENT CENTRE, UTM

Grant Management

Pengurusan Jalinan Kerjasama Universiti Dan Industri Melalui Kolaborasi/Penyelidikan Kontrak

01. Apakah fungsi Unit Hubungan Industri RMC?
– Menguruskan jalinan kerjasama universiti dan industri melalui koloborasi/ penyelidikan kontrak serta menguruskan penyertaan pameran di peringkat kebangsaan dan antarabangsa.
Back to top

02. Apakah dokumen yang diperlukan bagi menjalankan kerjasama dengan industri?
– Dokumen yang diperlukan adalah seperti berikut :
I. Latar belakang dan profil syarikat
II. Proposal penyelidikan
Back to top

03. Sekiranya saya telah berjaya mengenal pasti industri yang berpotensi untuk bekerjasama, apakah perkara seterusnya yang perlu dilakukan?
I. Penyelidik boleh memaklumkan hal tersebut kepada RMC melalui surat / email.
II. Beberapa siri perbincangan akan dijalankan bersama RMC, Penyelidik dan Industri.
Back to top

04. Apakah syarat-syarat yang perlu dipatuhi bagi permohonan menjalankan kerjasama dengan industri?
– Syarat-syarat yang perlu dipatuhi adalah seperti berikut :
I. Perlu mendapat kelulusan bertulis daripada UTM.
II. Memastikan bahawa penglibatan dalam kerja-kerja penyeldikan kontrak tidak akan menjejaskan tanggungjawab sebagai staf UTM dan tidak membebankan staf lain. Memastikan bahawa kerja penyelidikan tidak bercanggah dengan kepentingannya sebagai staf UTM dan kepentingan UTM dan semua mematuhi peraturan/polisi UTM dan Kerajaan.
Back to top

05. Siapakah yang perlu dihubungi?
– Prof. Dr. Salasiah Endud, Timbalan Pengarah (Perkhidmatan Korporat) – 07-553 7804
– Amy Zuria Abdul Ajid, Pegawai Sains (Hubungan Industri) – 07-553 7808
– Esroha Marlan, Pembantu Tadbir – 07-553 7878
Back to top

06. Bagaimanakah saya dapat mengetahui sama ada permohonan kelulusan mesyuarat JPU saya diluluskan atau tidak?
I. Keputusan kelulusan dapat diketahui setelah pihak RMC mendapat ceraian minit/ maklumbalas daripada Urusetia JPU.
II. Sebarang makluman kelulusan permohonan akan dimaklumkan melalui surat rasmi/ email kepada penyelidik.
Back to top

07. Apakah kategori penyelidikan yang boleh saya daftarkan setelah mendapat tajaan pihak industri di RMC?
– Penyelidik boleh mendaftar projek penyelidikan tersebut di bawah kategori penyelidikan kontrak atau kategori lain-lain (others). Setiap cadangan penyelidikan hendaklah dipersetujui oleh RMC dan penyelidik bagi memastikan perkhidmatan dan produk yang dihasilkan mematuhi spesifikasi dan peraturan yang ditetapkan.
Back to top

08. Apakan perbezaan di antara penyelidikan kontrak dan kategori lain-lain?
I. Penyelidikan kontrak:
– Penyelidikan yang dilaksanakan atas permintaan dan dibayar oleh syarikat, agensi atau organisasi luar daripada UTM. Penyelidikan berkenaan dikaitkan dengan misi atau objektif tertentu dan biasanya dalam bentuk penyerahan sesuatu produk. Penyelidikan ini lazimnya dilaksanakan berasaskan kontrak dan mungkin melibatkan kawalan kerahsiaan dan penerbitan. Penyelidikan ini dikenakan bayaran ‘overhead charges’.
II. Penyelidikan Lain-lain:
– Penyelidikan yang dilaksanakan atas permintaan dan dibayar oleh syarikat, agensi atau organisasi luar daripada UTM (pelanggan). Penyelidikan berkenaan dikaitkan dengan misi atau penyerahan sesuatu produk. Penyelidikan ini TIDAK dikenakan bayaran ‘overhead charges’.
Back to top

09. Mengapakah UTM mengenakan bayaran ?overhead charges? terhadap projek penyelidikan kontrak?
– Overhead charges merupakan salah satu usaha Universiti bagi mengisi tabung R&D UTM. Kos ini ditetapkan berdasarkan kepada faktor-faktor berikut:
I. Kos tenaga manusia
II. Kos penggunaan peralatan
III. Kos bahan
Kos penggunaan ruang termasuk penggunaan utiliti
Back to top

10. Apakah proses selanjutnya setelah kedua-dua pihak bersetuju untuk menjalankan kerjasama penyelidikan?
I. RMC akan berbincang dengan penyelidik dan industri bagi urusan dokumen NDA/MOU/MOA
II. Maklumat perbincangan meliputi perkara seperti berikut :
a. Penyediaan draf NDA/MOU/MOA
b. Maklumat projek
c. Hak harta intelek
d. Faedah dan tanggungjawab kedua-dua belah pihak
e. Kos projek & jadual agihan kos
f. Jadual perlaksanaan projek
Back to top

11. Adakah perlu MOU ditandatangani bagi setiap kerjasama penyelidikan yang dijalankan?
– PERLU. Ini adalah kerana MOU merupakan parents document bagi kerjasama yang dijalankan. Hanya satu MOU diperlukan bagi sebuah syarikat. Ini bermakna mana-mana aktiviti lain boleh menggunakan MOU yang sama dalam tempoh masa yang telah dipersetujui.
Back to top


Pengurusan Proposal

01. Apakah fungsi Unit Pengurusan Proposal?
– Unit Pengurusan Proposal ialah unit yang menguruskan permohonan dan penghantaran proposal penyelidikan kepada penaja. Terutama bagi penaja yang mensyaratkan penghantaran proposal perlu melalui RMC atau UTM.

Nota : Ketua Projek boleh menghantar terus permohonan kepada penaja jika penaja tidak mensyaratkan penghantaran permohonan perlu melalui RMC atau UTM.
Back to top

02. Apakah dokumen yang diperlukan untuk permohonan geran penyelidikan?
Dokumen yang diperlukan bagi permohonan geran penyelidikan adalah :
• Borang permohonan dan lain-lain dokumen yang diperlukan mengikut keperluan penaja boleh dimuat turun di http://utmonline.utm.my/rmc> resources.
• Dokumen sokongan lain :
– CV ketua projek dan ahli
– Surat lantikan (jika staf kontrak)
• Borang penilaian. Bengkel penilaian proposal akan dilaksanakan oleh RA (bagi geran yang memerlukan penilaian sahaja).
• Surat sokongan dari Research Alliance (RA) bagi geran yang tiada penilaian diperingkat RA.
Back to top

03. Bagaimana permohonan mendapatkan geran penyelidikan dibuat?
• Borang permohonan geran penyelidikan yang lengkap perlu dimajukan kepada RA bagi tujuan semakan, penilaian dan sokongan dari Dekan Penyelidikan RA.
• Sekiranya permohonan adalah secara online, proposal hendaklah dicetak dan dimajukan kepada RA.
Back to top

04. Apakah syarat-syarat permohonan mendapatkan geran penyelidikan?
• Syarat-syarat permohonan adalah bergantung kepada syarat yang ditetapkan oleh penaja bagi geran yang dipohon.
• Maklumat- maklumat tersebut boleh diperolehi melalui website RMC, www.utm.my/rmc> research funding dan http://utmonline.utm.my/rmc> resources.
Back to top

05. Bilakah kelulusan geran penyelidikan dapat diketahui?
– Bergantung kepada penaja.
Back to top

06. Kenapa permohonan geran penyelidikan tidak dihantar kepada penaja?
• Tidak lengkap atau tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan oleh penaja
• Hantar lambat (tidak mengikut tarikh tutup di RMC)
• Tidak disokong oleh Dekan RA
Back to top

07. Siapa yang perlu dihubungi?
• Pegawai Sains, Unit Pengurusan Proposal : 07-5537872 
• Pejabat Am, Unit Pengurusan Proposal : 07-5537832
• Pegawai Penyelidik, Research Alliance:
– http://www.utm.my> RESEARCH> Research Alliance
– http://www.utm.my/research/index.php?option=com_content&task=view&id=61&Itemid=105
Back to top

08. Bagaimanakah keputusan permohonan diperolehi?
– Keputusan awal akan dimaklumkan di mel group rmc-rnd-net@groups.utm.my dan RA yang berkaitan. Surat tawaran akan dikeluarkan oleh Unit Rekod RMC kepada penerima geran.
Back to top

09. Apakah geran-geran penyelidikan yang boleh dipohon?
• Maklumat- maklumat mengenai geran-geran penyelidikan boleh diperoleh melalui website RMC, www.utm.my/rmc> research funding.
• Garis panduan, borang permohonan dan lain-lain dokumen yang berkaitan bagi setiap geran boleh dimuat turun di http://utmonline.utm.my/rmc> resources.
Back to top

10. Bilakah permohonan geran penyelidikan boleh dibuat?
Akan dimaklumkan melalui :
• rnd.net (mail group)
• Massage Board UTM-RMC (emel UTM)
• www.utm.my/rmc> research funding
• http://utmonline.utm.my/rmc> resources
Back to top

11. Bolehkah Tutor, staf cuti belajar atau cuti sabatikal (luar Negara sahaja) memohon geran penyelidikan?
– Tidak boleh
Back to top

12. Apakah geran khusus yang boleh dipohon oleh staf akademik yang baru balik PhD?
– Geran yang boleh dipohon adalah Geran Universiti Penyelidikan (GUP), kategori Staf Akademik Berpotensi.
Back to top

13. Apakah jenis geran yang ada di bawah GUP?
Ada 5 kategori geran:
– Flagship
– Tier 1
– Tier 2
– Staf Akademik Berpotensi
– Penggalak Inovasi
Back to top

14. Bolehkah Pensyarah Kontrak dari Luar Negara yang tiada track record past 3 years memohon geran Tier 1?
– Boleh dengan budi bicara Dekan RA, sekiranya Dekan RA yakin dengan kemampuan penyelidik untuk menghasilkan minima 0.24 markah RU
Back to top

15. Bolehkah pemohon yang tidak melepasi kelayakan 0.15 markah RU untuk Tier 1 memohon?
– Boleh dengan budi bicara Dekan RA, sekiranya Dekan RA yakin dengan kemampuan penyelidik untuk menghasilkan minima 0.24 markah RU.
Back to top

16. Bolehkan menggunakan GUP bayar kolaborator dari luar negara untuk datang ke Malaysia membuat penyelidikan?
– Boleh.
Back to top

17. Adakah GUP boleh digunakan untuk membayar Post Doctoral?
– Boleh.
Back to top

18. Bolehkan menggunakan GUP untuk membayar pelajar luar negara pergi persidangan?
– Tidak boleh.
Back to top

19. Sekiranya Ketua Projek telah ada geran GUP yang masih aktif, bolehkan permohonan baru dibuat?
– Permohonan program/ projek baru akan dipertimbangkan dengan mengemukakan bukti tahap selesai program/ projek GUP terdahulunya pada kadar 75 % dan pencapaian KPI bagi projek tersebut. Program/ projek baru hanya akan diaktifkan setelah laporan akhir diterima bagi program/ projek GUP terdahulu.
Back to top

20. Berapakah nilai harga peralatan penyelidikan (di bawah V35000) memerlukan justifikasi daripada penyelidik?
– Peralatan yang bernilai atau berharga melebihi RM3000.00 memerlukan justifikasi daripada penyelidik.
Back to top


Makluman Kelulusan Geran Dan Perlantikan Sebagai Ketua Projek

01. Apakah syarat untuk memperolehi nombor vot?
– Penyelidik perlu melengkapkan dan menghantar dokumen-dokumen berikut :
i. Borang Perakuan Ketua Projek
ii. Surat setuju terima tanggungjawab kerja penyelidikan
iii. Borang Pengesahan Status Hakmilik Harta Tetap
iv. Borang Maklumat Projek Penyelidikan Kontrak
v. Hardcopy dan Softcopy proposal penyelidikan
Nota : Item (i) hingga (iv) akan diberi untuk projek penyelidikan kontrak. Item (i) hingga (v) untuk penyelidikan lain-lain.
Back to top

02. Berapa lamakah surat kelulusan akan dikeluarkan?
– 4 hari selepas menerima kelulusan daripada penaja.
Back to top

03. Mengapa penyelidik tidak berjaya mendapatkan nombor Vot?
– Dokumen yang dikemukakan tidak lengkap
Back to top

04. Bagaimanakah saya dapat mengetahui samada permohonan penyelidikan saya diluluskan atau sebaliknya?
– Surat makluman kelulusan dan perlantikan sebagai Ketua Projek akan dihantar kepada penyelidik yang berjaya.
Back to top

05. Bagaimanakah sekiranya penyelidik tidak dapat menerima tawaran sebagai Ketua Projek kerana sebab-sebab tertentu?
– Penyelidik perlu mengemukakan surat pertukaran Ketua Projek yang baru kepada Unit Rekod
Back to top

06. Apa kegunaan subcode projek?
– Digunakan di dalam system HR Fin untuk membuat tuntutan dan permohonan pembelian. Tanpa subcode projek, sebarang tuntutan tidak dapat diproses oleh Unit Kewangan.
Back to top

07. Apa kegunaan ‘cost center code’?
– Digunakan sebagai ganti nombor vot.
Back to top

08. Bolehkah Ketua Projek ditukar?
– Boleh.
Back to top

09. Apakah dokumen yang diperlukan semasa membuat permohonan pertukaran Ketua Projek?
• Borang permohonan daripada Ketua Projek
• CV calon baru Ketua Projek
Back to top

10. Bagaimana cara untuk membuat pertukaran Ketua Projek?
– Mengemukakan dokumen yang diperlukan kepada Unit Rekod
Back to top

11. Apakah syarat yang diperlukan untuk membuat permohonan pertukaran Ketua Projek?
• Geran FRGS – tiada projek aktif atau siap 75% projek sebelumnya
• Geran Science Fund – telah mendaftar dalam system online MOSTI
• Foreign Academic Visitor Fund (FAVF) – calon Ketua Projek mestilah staf luar negara / ahli dalam projek
• Lain-lain geran – tiada syarat khusus
Back to top

12. Berapa lama permohonan pertukaran Ketua Projek diluluskan?
– Maksimum 4 hari waktu bekerja selepas menerima permohonan daripada Ketua Projek
Back to top

13. Apakah yang menyebabkan permohonan pertukaran Ketua Projek tidak diluluskan?
• Geran FRGS – calon baru Ketua Projek mempunyai projek aktif FRGS dan projek sebelumnya belum mencapai 75%.
• Geran Science Fund – calon baru Ketua Projek belum mendaftar dengan system online E-Science MOSTI
• Geran Foreign Academic Staf – calon baru Ketua Projek bukan staf luar Negara
• Geran Lain-lain – sehingga kini tiada syarat yang ditetapkan
Back to top

14. Bagaimanakah penyelidik dapat mengetahui sama ada permohonan pertukaran Ketua Projek saya diluluskan atau sebaliknya?
– Surat makluman kelulusan pertukaran Ketua Projek dan perlantikan sebagai Ketua Projek baru akan dihantar kepada Ketua Projek baru yang berjaya.
Back to top

15. Bolehkan seorang Tutor menjadi Ketua Projek?
– Tidak boleh tetapi boleh menjadi ahli projek
Back to top

16. Bolehkan ahli penyelidik dilantik sementara untuk memangku tugas Ketua Projek?
– Boleh dengan sebab-sebab yang tertentu seperti Ketua Projek berada di Luar Negara, menunaikan haji, cuti bersalin dan sebagainya.
Back to top


Pertukaran Ketua Projek

01. Bolehkah Ketua Projek ditukar?
– Boleh.
Back to top

02. Apakah dokumen yang diperlukan semasa membuat permohonan pertukaran Ketua Projek?
• Borang permohonan daripada Ketua Projek
• CV calon baru Ketua Projek
Back to top

03. Bagaimana cara untuk membuat pertukaran Ketua Projek?
– Mengemukakan dokumen yang diperlukan kepada Unit Rekod
Back to top

04. Apakah syarat yang diperlukan untuk membuat permohonan pertukaran Ketua Projek?
• Geran FRGS – tiada projek aktif atau siap 75% projek sebelumnya
• Geran Science Fund – telah mendaftar dalam system online MOSTI
• Foreign Academic Visitor Fund (FAVF) – calon Ketua Projek mestilah staf luar negara / ahli dalam projek
• Lain-lain geran – tiada syarat khusus
Back to top

05. Berapa lama permohonan pertukaran Ketua Projek diluluskan?
– Maksimum 4 hari waktu bekerja selepas menerima permohonan daripada Ketua Projek
Back to top

06. Apakah yang menyebabkan permohonan pertukaran Ketua Projek tidak diluluskan?
• Geran FRGS – calon baru Ketua Projek mempunyai projek aktif FRGS dan projek sebelumnya belum mencapai 75%.
• Geran Science Fund – calon baru Ketua Projek belum mendaftar dengan system online E-Science MOSTI
• Geran Foreign Academic Staf – calon baru Ketua Projek bukan staf luar Negara
• Geran Lain-lain – sehingga kini tiada syarat yang ditetapkan
Back to top

07. Bagaimanakah penyelidik dapat mengetahui sama ada permohonan pertukaran Ketua Projek saya diluluskan atau sebaliknya?
– Surat makluman kelulusan pertukaran Ketua Projek dan perlantikan sebagai Ketua Projek baru akan dihantar kepada Ketua Projek baru yang berjaya.
Back to top

08. Bolehkan seorang Tutor menjadi Ketua Projek?
– Tidak boleh tetapi boleh menjadi ahli projek
Back to top

09. Bolehkan ahli penyelidik dilantik sementara untuk memangku tugas Ketua Projek?
– Boleh dengan sebab-sebab yang tertentu seperti Ketua Projek berada di Luar Negara, menunaikan haji, cuti bersalin dan sebagainya.
Back to top


Penambahan Ahli Penyelidik

01. Adakah penambahan ahli penyelidikan boleh dilakukan?
– Boleh.
Back to top

02. Apakah dokumen yang diperlukan semasa permohonan penambahan ahli penyelidik?
• Borang permohonan daripada Ketua Projek berserta senarai ahli penyelidik yang baru
• CV calon ahli penyelidik baru
Back to top

03. Bagaimana cara untuk membuat pertambahan ahli penyelidik?
– Mengemukakan dokumen yang diperlukan kepada Unit Rekod
Back to top

04. Apakah syarat yang diperlukan untuk membuat permohonan penambahan penyelidik?
• FRGS dan lain-lain geran -tiada syarat khuhus.
• Sciencefund – perlu mendaftar dalam sistem online MOSTI.
Back to top

05. Berapa lamakah permohonan penambahan penyelidik diluluskan?
– Maksimum 4 hari waktu bekerja selepas menerima permohonan daripada Ketua Projek
Back to top

06. Apakah yang menyebabkan permohonan penambahan penyelidik tidak diluluskan?
• CV tidak disertakan
• Penyelidik tidak mendaftar dengan sistem online E-Science MOSTI bagi geran E-Science.
Back to top

07. Bagaimanakah penyelidik dapat mengetahui samada permohonan penambahan penyelidik diluluskan atau sebaliknya?
– Surat makluman kelulusan penambahan ahli penyelidik akan dihantar kepada ahli penyelidik baru dan disalinkan kepada Ketua Projek.
Back to top

08. Bolehkah penyelidik daripada institusi luar selain UTM menjadi ahli penyelidik baru?
– Ya boleh.
Back to top


Penutupan Projek Penyelidikan

01. Adakah penyelidikan akan menerima makluman rasmi setelah projek penyelidikan tamat?
– Unit Rekod akan mengemukakan surat makluman Tutup Projek setelah sesuatu projek penyelidikan tamat.
Back to top

02. Berapa hari surat makluman tutup projek akan dikeluarkan setelah projek tamat?
– 4 hari setelah menerima senarai projek yang telah tamat dan telah menghantar laporan akhir daripada Unit Pemantauan.
Back to top

03. Bagaimanakah penyelidik mendapat makluman secara rasmi bahawa projek penyelidikannya telah ditutup?
– Unit Rekod akan mengeluarkan surat makluman tutup projek kepada penyelidik.
Back to top

04. Siapakah pegawai yang boleh dihubungi sekiranya terdapat sebarang pertanyaan?
– Pegawai yang boleh dihubungi :
• En. Md Yani Kasiren (Pegawai Unit Rekod) di sambungan 37806
• Pn. Lilissuriati (Kerani Unit Rekod) di sambungan 37822
• Pn. Raja Rozita (Kerani Unit Rekod) di sambungan 37822
Back to top

05. Bagaimanakah surat kelulusan akan sampai kepada saya?
– Penghantaran ke fakulti melalui pos dalaman dan emel
Back to top