Pembelian dibawah RM 5,000.00 boleh dibuat melalui:

1. Belian melalui invois (daripada syarikat berdaftar dengan UTM) atau;
2. Menggunakan duit sendiri dan membuat tuntutan ke RMC
3. TIDAK memerlukan Quotation dan TIADA Pesanan Tempatan dikeluarkan.

Peralatan boleh dibeli jika peralatan tersebut disenarai di dalam agihan V-series dan proposal.

Jika peralatan tidak tersenarai dalam proposal, pembelian adalah tertakluk kepada KELULUSAN dari Pengarah RMC SEBELUM pembelian peralatan tersebut dibuat.

Permohonan pembelian RM 5,001.00 hingga RM 20,000.00 boleh dibuat perolehan secara pembelian terus.

Dokumen yang perlu disediakan adalah :

1. Borang Permohonan Perolehan (UTM/RMC/F/0164)
2. Salinan permohonan melalui sistem HrFin untuk dapatkan nombor permohonan pembelian (MJPBPxxx)
3. Sekurang-kurangnya 2 Quotation Asal dari Syarikat yang berdaftar dengan UTM (disahkan oleh Syarikat dan KP)
4. Salinan Jadual Agihan V-Series Proposal Pembelian/Jadual C Research Agreement.
5. Penyata Kewangan Penyelidikan Terkini (disahkan oleh Ketua Projek bagi projek Fast Lane dan GUP)

Tempoh masa Pesanan Tempatan dapat disiapkan untuk Pembelian Terus adalah dalam tempoh masa 14 hari bekerja

Dokumen disediakan mengikut jenis permohonan nayaran untuk meghantar permohonan tuntutan

Unit Akaun RMC adalah salah satu Unit di bawah Seksyen Kewangan RMC

Unit ini secara umum bertanggungjawab untuk menguruskan dana penyelidikan yang didaftarkan di bawah RMC termasuk menjana bil tuntutan kepada Penaja, agihan, laporan dan pemulangan semula dana.

Perkhidmatan yang disediakan oleh Unit Akaun RMC adalah seperti berikut:

• Mengurus agihan dana penyelidikan untuk setiap jenis geran mengikut penaja
• Menjana bil tuntutan bagi dana penyelidikan
• Menyediakan dokumen  jernal -jernal pelarasan bagi projek-projek yang berkaitan untuk tujuan pembetulan perakaunan berdasarkan kebenaran penaja/ garis panduan/ prosedur/ pekeliling kewangan
• Menyediakan laporan berkaitan kewangan berdasarkan keperluan dari penaja mengikut format pelaporan yang ditetapkan.
• Menerima dan merekodkan hasil terimaan jabatan

Ketua Projek akan menerima notifikasi dari sistem RADIS melalui emel UTM masing-masing untuk mengetahui geran yang berstatus aktif.

Notifikasi geran GUP yang berstatus aktif akan diterima oleh PIC di Unit Akaun RMC dan akan diagihkan mengikut kelulusan.

Sekiranya selepas 1 minggu tiada peruntukan diterima di geran GUP, maklumkan kepada Research Manager masing-masing.

Ketua Projek perlu memberikan arahan dalam bentuk emel kepada PIC Unit Akaun RMC. Maklumat yang diperlukan:

• Nama syarikat/penaja
• Emel syarikat/penaja
• Nama PIC Syarikat
• Nombor telefon syarikat/ PIC yang berurusan
• Jumlah tuntutan yang perlu dinyatakan dalam inbois atau mata wang asing (jika penaja kategori antarabangsa)
• Perihal deskripsi/spesifikasi yang perlu dinyatakan dalam inbois 

Tempoh penyediaan bil tuntutan adalah 5 hari bekerja iaitu selepas menerima arahan emel dari Ketua Projek. Draft bil tuntutan akan diberikan sebelum pengesahan dibuat 

Ketua Projek perlu memohon butiran bank UTM melalui emel ke PIC Unit Akaun

Penaja boleh membuat bayaran inbois dana penyelidikan melalui kaedah berikut:

EFT/ (Electronic Funds Transfer)/ Bank Transfer/Cek/JomPay bagi dana dalam negara Flywire/ Telegraphic Transfer bagi dana antarabangsa

Tindakan apabila menerima Surat Peringatan Tunggakan Bayaran Bil Tuntutan:

• Penaja perlu segera membuat bayaran terhadap bil tuntutan tersebut dan mengemukakan bukti bayaran  melalui emel kepada PIC di Unit Akaun RMC.
• Penaja juga perlu segera mengemukakan surat rasmi/justifikasi/penjelasan berkenaan kelewatan bayaran melalui emel PIC di Unit Akaun RMC.
• Penaja perlu segera mengemukakan surat rasmi termination of project kepada emel RM jika penaja membuat keputusan untuk menamatkan projek penyelidikan tersebut

Sesuatu inbois dana penyelidikan dikatakan tertunggak apabila inbois tersebut telah melangkau tempoh 30 hari.

Tempoh proses agihan ke pusat kos projek selepas dana diterima adalah 7 hari bekerja iaitu selepas resit dijana oleh Jabatan Bendahari UTM atau 7 Hari bekerja selepas menerima notifikasi Pusat Kos Aktif.

Bagi mengetahui bahawa dana telah disalurkan:

• Pusat kos GUP: Ketua Projek boleh membuat semakan sendiri melalui sistem UTMFin dan Radis.
• Pusat kos Others/Contract/Contract DTD dan lain-lain: PIC Unit Akaun akan memaklumkan melalui emel

Bagi pembayaran dana lewat/mempunyai masalah kewangan:

Penaja boleh memajukan surat rasmi kepada Research Manager dengan menyatakan masalah tersebut. Penaja juga disarankan untuk menambah tempoh penyelidikan agar pembayaran dapat dilaksanakan.

Baki geran yang telah tamat boleh dibawa ke geran yang baru dengan kebenaran/ kelulusan penaja dan geran baru mempunyai kesinambungan dengan geran sebelumnya. Ini hanya terpakai bagi geran-geran bukan dari kategori dana kerajaan.

Bagi pembatalan penyelidikan, penaja perlu memajukan surat rasmi kepada Research Manager untuk menukar status Terminated di sistem Radis dan Unit Akaun akan membuat permohonan pembatalan bil tersebut kepada Pejabat Bendahari. 

Surat Peringatan tersebut akan dikeluarkan sebanyak 3 kali iaitu Surat Peringatan Pertama, Surat Peringatan Kedua dan Surat Peringatan Ketiga (Terakhir).

Sekiranya penaja masih tidak membuat pembayaran  setelah Surat Peringatan ketiga dikeluarkan, Unit Akaun akan memajukan keadaan ini kepada Research Manager dan Pengurusan Tertinggi RMC untuk dirujuk ke Unit Undang-undang UTM.

Jika dana lewat dimasukkan, Ketua Projek boleh emelkan permohonan pendahuluan dana tersebut ke Research Manager untuk dimajukan ke peringkat Pengurusan Tertinggi RMC samada akan dibenarkan untuk menerima Pendahuluan Penyelidikan dari RMC.

Sekiranya pendahuluan penyelidikan diluluskan, Research Manager akan memaklumkan dokumen yang perlu dilengkapkan oleh Ketua Projek.

Pendahuluan penyelidikan ini akan dilaraskan sebaik sahaja penaja memasukkan dana penyelidikan. Penolakan gaji akan dilakukan sekiranya penaja tidak memasukkan dana penyelidikan yang berkaitan

Perkongsian bajet bolehdibuat dengan mendapatkan kebenaran penaja atau kelulusan Pengarah RMC kecuali pusat-pusat kos penyelidikan dibawah kategori kerajaan 

Ketua Projek boleh maklumkan kepada PIC Unit Akaun mengenai ingin mengambil resit asal tersebut

Sekiranya tiada permintaan dari Ketua Projek, Salinan asal resit akan dihantar ke penaja. Satu salinan akan disimpan di Unit Akaun.

Ketua Projek boleh mengambil inbois asal dari PIC Unit Akaun RMC atau Ketua Projek juga boleh memaklumkan sekiranya inbois asal  perlu di pos ke penaja.

Bagi mendapatkan dana bagi tahun kedua/ sekiranya tidak mencapai KPI, Ketua Projek perlu mengemukakan justifikasi dalam bentuk emel atau  surat kepada Research Manager untuk dimajukan bagi kelulusan Pengurusan Tertinggi RMC.

Penyata kewangan boleh didapati dalam sistem Radis di bahagian Financial Information. Sekiranya Ketua Projek  ingin mendapatkan pengesahan bagi penyata tersebut, Ketua Projek boleh emelkan ke Pegawai Kewangan di Unit Akaun.

Untuk memulangkan dana penyelidikan yang diarahkan penaja,langkah yang perlu diambil adalah seperti berikut:

1. Surat atau emel arahan daripada penaja
2. Butiran bank penaja yang sah

Baki peruntukan berkenaan boleh disemak di buku vot atau lejar di sistem UTMFin dan juga di sistem Radis iaitu di bahagian Financial Information. Sekiranya baki di Buku vot dan Radis tidak sama, Ketua Projek boleh emelkan kepada Pegawai kewangan di Unit Akaun bagi mengetahui baki sebenar.

Jika penaja mempunyai kerjasama terhadap penyaluran dana ke kolaborator/institusi, Ketua Projek perlu memberikan emel arahan lengkap dengan butiran akaun bank yang sah dari pihak kolaborator.

Bukti pemulangan baki boleh disemak melalui PIC di Unit Akaun, beserta lampiran bukti EFT/Kredit ke bank/Telegrafik Transfer ke emel ketua projek.

Jika penyata berbaki negative, kesannya ialah pusat kos ketua projek tidak dapat ditutup dengan sempurna dengan status Completed, Ketua Projek perlu menggantikan amaun yang negatif tersebut dengan wang sendiri bagi memperbaiki penyata

Bank Name: CIMB Bank
Account Name: Bendahari UTM
Account Number: 800-60-53536

Amaun negatif boleh digantikan dengan menyelaraskan amaun dari pusat-pusat kos dalaman penyelidik yang masih aktif dengan mengemukakan justifikasi secara surat atau emel kepada Research Manager untuk mendapatkan kelulusan Pengurusan Tertinggi RMC.

Ketua projek dialu-alukan untuk  mengemukakan pecahan agihan tersebut. Sekiranya tiada, Unit Akaun RMC akan menyalurkan berdasarkan pecahan pada menu bajet di sistem Radis.

Buku vot merupakan satu rekod kewangan yang mencatatkan semua transaksi perbelanjaan, tanggungan dan sebarang perubahan kepada peruntukan.

Kolum Jumlah Diluluskan bermaksud amaun ataupun jumlah keseluruhan sesuatu geran mengikut kepada perjanjian penyelidikan.

Pindahan peruntukan bermaksud catatan pemindahn amaun yang diperlukan dari satu V-Siri ke V-siri yang lain berdasarkan kebenaran penaja atau kelulusan Pengurusan Tertinggi RMC.

Tanggungan terkumpul bermaksud amaun yang direkodkan sebagai komitmen bagi tujuan kelulusan pesanan tempatan untuk perolehan.

Liabiliti Terkumpul bermaksud amaun yang dicatatkan sebagai tuntutan yang sedang dalam proses.

Beban bermaksud amaun yang direkodkan bagi permohonan tuntutan pendahuluan  pelbagai dan perjalanan yang telah diluluskan.

Belanja bermaksud amaun tuntutan yang telah dilluluskan oleh Unit Bayaran.

Baki bayang bermaksud baki peruntukan yang telah mengambilkira kolum Tanggungan Terkumpul, Liabiliti Terkumpul dan Belanja

Kolum baki masih ada  merupakan baki peruntukan yang telah mengambilkira data Belanja

Data perbelanjaan secara terperinci  boleh diperolehi melalui Lejar dari menu laporan di UTMFin atau Financial Information di Radis.

Borang permohonan Perolehan boleh didapati di portal RMC https://rmc.utm.my

Borang Anggaran Pejabat dan Maklumat Permohonan Pembelian boleh didapati di portal RMC https://utmfin.utm

Borang Penilaian Pembelian Terus boleh didapati di portal RMC https://utmfin.utm

Borang Penilaian Pembelian Terus perlu ditandatangani oleh:

• Disediakan Oleh : Penyelidik RO @ RA /Ahli Geran/Ketua Projek
• Diluluskan Oleh : Ketua Projek sahaja

Borang Anggaran Pejabat perlu ditandatangani oleh:

• Pemohon : Ahli Geran/Ketua Projek
• Permohonan Disokong/Tidak Disokong : Ketua Projek Sahaja
• Permohonan Diluluskan/Tidak Diluluskan : Ketua Projek Sahaja

3 quotation dan pembekal berdaftar dengan UTM perlu dikemukakan untuk pembelian terus menggunakan Sumber Dalaman

Pemohon perlu kemukakan sekurang-kurangnya 3 quotation (1 yang dipilih wajib berdaftar dengan UTM) untuk pembelian melebihi RM5,000 bagi dana kerajaan dan juga sumber dalaman

Quotation perlu original yang bercop dan bertandatangan . Sekiranya dihantar menggunakan emel, pemohon perlu kemukakan emel  rasmi pembekal dan quotation.

Permohonan Pembelian Terus boleh merujuk Senarai Semak di Portal RMC

https://rmc.utm.my

Spesifikasi Item di quotation hendaklah sama dengan yang tercatat dalam Borang Anggaran Pejabat supaya dokumen akhir item di Pesanan Tempatan sama dengan item di Inbois

Pembelian terus ditafsirkan sebagai perolehan bekalan/perkhidmatan yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM20 ribu (Dana Kerajaan) dan RM50 ribu (Sumber Dalaman) setiap jenis item/perkhidmatan atau sesuatu kontrak

Pembelian terus akan diproses dalam masa 14 hari bekerja dari tarikh dokumen lengkap diterima oleh Seksyen Perolehan 

Penghantaran Dokumen Perolehan perlu dihantar secara fizikal kepada Unit Perolehan RMC dan tidak boleh dihantar melalui emel

Tarikh akhir boleh membuat permohonan perolehan asset atau inventori:

• Geran KPT – 6 bulan sebelum geran tamat
• Geran MOSTI – pembelian tahun pertama sahaja
• Geran Dalaman/industri/antarabngsa – Sebulan sebelum tamat geran
• Lain-lain – bekalan boleh diterima sebelum tamat geran.

Jika permohonan perolehan yang melibatkan sebutharga jumlah melebihi RM20,000, permohonan perlu dihantar sekurang-kurangnya 3bulan dari tamat geran bagi membolehkan proses sebutharga melebihi RM20,000 dijalankan.

Ketua Projek tidak boleh membuat permohonan pembelian terlebih dahulu sebelum peruntukan kewangan masuk ke dalam geran kerana semua permohonan pembelian melalui perolehan dikehendaki untuk memastikan baki mencukupi supaya Pesanan Tempatan dapat dikeluarkan.

Untuk perolehan perabot melebihi 20 ribu, pemohon perlu mendapatkan kelulusan JHB dahulu.

Rujuk keputusan Mesyuarat Pelarasan Perbincangan Berkaitan Pembayaran Harta Tetap & Inventori Jabatan Bendahari & JHB bertarikh 17 November 2021 iaitu bersetuju semua bekalan perabot di bawah kos RM20 ribu  tidak perlu mendapat kelulusan JHB.

Pemakluman Perolehan Berkaitan Perabot di Pusat Tanggungjawab (PTJ), Universiti Teknologi Malaysia No. Rujukan UTM.J.03/10.12/21 Jld.10 (58) bertarikh 20 Oktober 2020.

Proses perolehan seterusnya adalah seperti dinyatakan dalam Prosedur Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan PK 2. Pemohon perlu mendapatkan 3 quotation.

Rundingan terus bermaksud pemberian sebut harga diberi secara terus tanpa melalui undian, tidak diiklankan tetapi diserah kepada syarikat yang biasa berurusan dengan agensi tersebut.

kriteria perolehan yang melayakkan pemohon menggunakan Rundingan Terus atas arahan penaja? (WP 7.5 Sumber Dalaman) melalui peruntukan geran penyelidikan yang diterima selain daripada sumber kerajaan atau campuran dari dana kerajaan (cth:- geran industri,antarabangsa,syarikat sdn bhd, etc)

Prosedur khas bagi penyertaan latihan:

Terdapat prosedur pengecualian untuk penyertaan latihan yang dianjurkan oleh Agensi Kerajaan atau Syarikat Swasta iaitu PK 7.3. Prosedur ini diwujudkan untuk pengecualian daripada tatacara perolehan dengan membenarkan ketua projek untuk melaksanakan perolehan secara rundingan terus untuk penyertaan latihan yang dianjurkan oleh Agensi Kerajaan atau Syarikat Swasta. 

Prosedur Berkaitan ICT dan Rangkaian Internet PK7.6 diwujudkan untuk pengecualian daripada tatacara perolehan dengan membenarkan ketua projek untuk melaksanakan perolehan secara rundingan terus bagi perolehan berkaitan ICT dan rangkaian internet.

Kriteria yang diperlukan adalah :

1. Perisian yang dibeli hendaklah berstatus pemilik perisian atau pun pembekal tunggal / agen tunggal
2. Pembekal tunggal / agen tunggal hendaklah mempunyai surat lantikan terkini yang sah daripada pemilik perisian berkenaan
3. Perolehan hanya untuk perisian komputer sahaja dan tidak termasuk perkakasan.
4. Peruntukan kewangan telah diluluskan dalam proposal dan mencukupi.
5. Kajian pasaran adalah dikecualikan.

Syarat utama menggunakan RT PK 7.6 perlu berstatus pemilik perisian atau pun pembekal tunggal / agen tunggal. Seksyen Perolehan seterusnya akan proses perolehan dengan menggunakan Prosedur Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan PK 2 yang perlu mendapatkan 3 quotation.

Pembelian melebihi RM20,000 menggunakan dana kerajaan perlu melalui proses sebutharga.

Borang Maklumat Permohonan Pembelian & Borang Anggaran Pejabat Sebutharga RM20,000 – RM50,000 (Dana Kerajaan) perlu dicetak diatas kertas berwarna kuning dan dimasukkan ke dalam sampul yang berlakri/gam dan menulis nombor geran disebelah kiri sampul surat.

Senarai syarikat yang berdaftar dengan UTM di didalam UTMFIN manakala kod bidang yang bersesuaian dengan permohonan sebutharga boleh didapati dalam portal Radis.

Jadual penentuan spesifikasi teknikal boleh didapati di portal RMC.

Pembelian peralatan ICT yang menggunakan Kod Bidang bermula 21 perlu mendapatkan kelulusan daripada Jabatan UTM Digital terlebih dahulu sebelum proses sebutharga dilakukan.

Pembelian barangan import perlu dimajukan ke Pusat Pengurusan Makmal Universiti (PPMU) bagi tujuan semakan pembelian peralatan. Setelah mendapat pengesahan PPMU akan majukan ke Unit Pengurusan Perolehan Universiti untuk tindakan selanjutnya.

Permohonan sebutharga akan diproses tidak melebihi 45 hari bekerja dari tempoh dokumen lengkap diterima. 

Permohonan sebutharga bernilai RM20k-RM50K memerlukan minima 3 syarikat yang berdaftar UTM dan masih aktif.

Sebutharga bernilai RM50k-RM1mill memerlukan minima 5 syarikat yang berdaftar UTM dan masih aktif.

Dokumen yang diperlukan untuk permohonan dana kerajaan boleh dirujuk dalam portal rmc (sebutharga RM20k-RM50K) 

Ahli yang diperlukan untuk jawatankuasa penyediaan spesifikasi teknikal sekurang-kurangnya 3 orang dan lantikan adalah dari kalangan ketua program/ ketua projek/ ahli projek/ ahli program. 

Lantikan ahli jawatankuasa dibuat hanya sepanjang tempoh geran aktif.

Bagi proses sebutharga perolehan yang menggunakan geran penyelidikan, ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Teknikal hendaklah dilantik dari kalangan ketua projek dan juga team member geran penyelidikan yang berkaitan kerana mereka adalah pihak yang bertanggungjawab dalam pembelian sebutharga yang menggunakan geran penyelidikan ini.

Permohonan sebutharga akan diproses tidak melebihi 50 hari bekerja dari tempoh dokumen lengkap diterima. 

Harta tetap meliputi pembelian tanah, kenderaan, dan jentera, loji, serta peralatan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi 4 tahun penggunaan. Kos minima harta tetap ialah RM3000 setiap satu semasa perolehan

Bayaran bagi aset perlu menggunakan SODO B35000.

Setiap pendaftaran aset baru hendaklah direkodkan dalam Borang Daftar Harta Tetap KEWPA-2

Inventori meliputi pembelian peralatan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi 1 tahun dengan kos minima RM500 dan maksima RM2999.99 seunit semasa perolehan.

Semua perabot dengan kos minima RM500.00 perlu direkodkan sebagai inventori tanpa mengira nilai maksima

Bayaran bagi inventori perlu menggunakan SODO B36000.

Setiap pendaftaran inventori baru hendaklah direkodkan dalam Borang Daftar Inventori KEWPA-3

Fabrikasi ialah bahan yang dicantum menjadi 1 alat dan boleh berfungsi secara sendiri dan dikira sebagai inventori atau harta tetap bergantung kepada nilai

Ahli yang diperlukan untuk jawatankuasa penyediaan spesifikasi teknikal sekurang-kurangnya 3 orang dan lantikan adalah dari kalangan ketua program/ ketua projek/ ahli projek/ ahli program. 

Permohonan bagi pembelian aset perlu dibuat dengan mengisi tuntutan pada sistem Utmfin yang melibatkan proses mohon, daftar dan sah. Kemudian muat naik dokumen yang telah disahkan pada Sistem Radis.

Apabila menerima permohonan pembelian aset dari penyelidik, staff aset akan menyemak kelengkapan dokumen dan menetapkan masa bagi proses verifikasi. Selepas verifikasi, permohonan akan diteruskan proses kelulusan

Penyelidik perlu mewujudkan No Siri Pendaftaran mengikut susunan Kod PTJ /No. Vot/ Kumpulan aset (H-untuk harta/I-untuk inventori)/Tahun Beli/Bilangan pembelian seperti J23/00H01/H/14/1 bagi harta tetap dan J23/00H01/i/14/1 bagi inventori

Borang Daftar Harta Tetap KEWPA- 2/ Borang Daftar Inventori KEWPA-3 perlu disediakan sebanyak 2 salinan menggunakan kertas berwarna pink, dimana 1 salinan untuk simpanan penyelidik dan 1 salinan untuk disimpan di dalam fail online claim

Penyelenggaraan dikategorikan sebagai perkhidmatan baik pulih atau naik taraf kepada peralatan bagi aset penyelidikan yang dibeli menggunakan maan-mana sumber peruntukan daripada UTM.

Setiap pendaftaran penyelenggaraan hendaklah direkodkan dalam Borang Penyelenggaraan Harta Tetap KEWPA-14

Peralatan dengan hak milik UTM sahaja yang dibenarkan untuk diselenggara menggunakan geran penyelidikan yang dibenarkan

Syarat aset layak dilupuskan apabila telah berusia melebihi 4 tahun dan status geran penyelidikan telah selesai

Syarat aset yang disarankan untuk dilupuskan apabila tidak ekonomi untuk dibaiki, usang, rosak , keupayaan tidak lagi dipringkat optimum dan tiada alat ganti

Aset Penyelidikan mempunyai 4 kaedah pelupusan iaitu Lupus Hadiah, Lupus Beli, Lupus Musnah dan Lupus Pindah.

Lupus Hadiah ialah pelupusan untuk menghadiahkan aset penyelidikan kepada organisasi yang telah dipersetujui.
Lupus Beli adalah pelupusan aset dengan pilihan untuk membeli aset penyelidikan pada nilai semasa aset berkaitan.
Lupus Musnah pula pelupusan untuk aset yang rosak dan tidak boleh digunakan lagi.
Lupus Pindah terbahagi kepada 2 jenis iaitu lupus pindah kepada fakulti dan lupus pindah kepada penaja.
Lupus pindah kepada fakulti adalah proses memindahkan aset di bawah geran penyelidikan kepada pengurusan fakulti atau makmal
Lupus pindah kepada penaja ialah pelupusan untuk menyerahkan kembali aset penyelidikan kepada penaja atau diletakkan di kawasan yang dinyatakan dalam proposal geran penyelidikan.

Permohonan bagi pelupusan aset perlu dibuat dengan mengisi Borang Permohonan Pelupusan Harta Penyelidikan dan Borang Perakuan Pelupusan KEW.PA-17 kecuali Lupus pindah ke fakulti

Permohonan lupus pindah ke fakulti boleh dibuat dengan mengisi Borang Permohonan Pelupusan Harta Penyelidikan dan Borang Pindah Aset Alih KEW.PA-17A

Permohonan lupus pindah kepada Penaja perlu dilampir bersama surat/arahan dari penaja

Semua permohonan lupus perlu dihantar bersama Borang asal Daftar Harta Tetap KEWPA- 2/ Daftar Inventori KEWPA-3 yang berwarna pink bagi alat yang ingin dilupus.

Pindah milik Aset adalah proses pertukaran aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod Universiti mengikut kaedah yang ditetapkan.

Pertukaran hak milik aset penyelidikan boleh dibuat dengan mengisi Borang Permohonan Pertukaran Hak Milik Harta Penyelidikan.

Permohonan Pertukaran hak milik aset penyelidikan perlu dihantar bersama Borang asal Daftar Harta Tetap KEWPA- 2/ Daftar Inventori KEWPA-3 yang berwarna pink bagi alat yang ingin di pindah milik 

Sekiranya aset hilang atau dicuri, Penyelidik perlu membuat laporan polis di balai polis terdekat.

Penyelidik juga perlu melaporkan kehilangan kepada pengawal keselamatan Universiti.

Seterusnya Penyelidik perlu mengisi laporan Awal Kehilangan Aset Alih Universiti KEWPA-28.

Kemudian Penyelidik perlu melaporkan kepada Unit Rekod Harta RMC dengan menghantar Laporan Polis, Laporan Pengawal Keselamatan, KEWPA-28 bersama Borang asal Daftar Harta Tetap KEWPA- 2/ Daftar Inventori KEWPA-3 yang berwarna pink bagi alat yang hilang

Untuk meminjam keluar aset penyelidikan, Penyelidik perlu mengisi Borang Daftar Pergerakan Aset KEWPA-6
Sekiranya alat ingin dibawa keluar dari UTM, Penyelidik perlu juga mengisi Borang Penyerahan/Pinjaman Peralatan Milik UTM KEWPA-9.

Sekiranya menerima aset hadiah daripada pihak luar, Penyelidik perlu mengisi Borang Pengesahan Penerimaan Hadiah/ Derma daripada Pihak Luar Untuk Kegunaan Penyelidikan dan Borang Daftar Harta Tetap KEWPA- 2/ Daftar Inventori KEWPA-3 yang berwarna pink.

Penyelidik perlu menghantar Borang Pengesahan Penerimaan Hadiah/ Derma daripada Pihak Luar Untuk Kegunaan Penyelidikan dan Borang Daftar Harta Tetap KEWPA- 2/ Daftar Inventori KEWPA-3 yang berwarna pink berserta salinan surat atau emel daripada pemberi yang mengandungi maklumat harga alat.

Dokumen yang diperlukan boleh dirujuk dalam portal rmc (RM50k-RM500k Dana Kerajaan) (RM50K-RM1mill sumber dalaman)

Penyelidik perlu mewujudkan No Siri Pendaftaran mengikut susunan Kod PTJ/HADIAH/Nama Penyumbang/Kumpulan aset (Harta Tetap/Inventori) /Tahun Hadiah diterima/No. Siri (secara berturutan) seperti J23/ HADIAH/Syarikat ABC/ H/14/1 bagi harta tetap dan J23/HADIAH/Syarikat XYZ/ i/14/1 bagi inventori.

Pekeliling dan garis panduan yang digunakan bagi aset penyelidikan boleh dirujuk pada:

– Prosedur Pengurusan Aset Alih (8 FEB 2023)
– Pekeliling Bendahari Bilangan 1 Tahun 2015 (Tatacara Pengurusan Aset Penyelidikan)
– Pekeliling Bendahari Bilangan 2 Tahun 2012 (Tatacara Pengurusan Aset Alih Pindaan)

Ketua projek bagi geran penyelidikan perlu bertanggunjawab ke atas setiap aset dan inventori yang dibeli menggunakan geran penyelidikan.

Penyelidik boleh melakukan pembelian dalam proposal tetapi dengan syarat mendapatkan kelulusan penaja bagi geran kontrak dan others. Bagi geran selain kontrak dan others mohon rujuk Research Manager bersama surat justikasi untuk mendapatkan kelulusan

Bagi tuntutan melebihi 3 bulan perlu mendapat kelulusan Bendahari/Timbalan Bendahari. 

Pengurusan unit “Fastlane” merangkumi Pembayaran dan Perolehan bagi geran penyelidikan yang dibawah pengurusan Pusat Pengurusan Penyelidikan (RMC) khususnya geran kontrak industri dan antarabangsa serta Double Tax Deduction (DTD) bagi memastikan pembayaran dan perolehan penyelidikan diurus dengan cekap dan teratur mengikut prosedur UTM dan Pengurusan Tertinggi RMC.

Pegawai Unit Bayaran RMC terdiri daripada :

 Unit Bayaran & Rekod Harta
En. Sallekhuddin bin Abdullah
Pegawai Kewangan (W41)
emel: sallekhuddin@utm.my
No. tel: 013-744 7761

Unit Perolehan
Puan Nor Hidayah binti Ab Maleh
Pegawai Kewangan (W41)
emel: ab.norhidayah@utm.my
No tel: 012-792 7749

Unit Akaun & Fastlane
En. Muhammad Shahrin bin Hasim
Pegawai Kewangan Kanan (W44)
emel: m.shahrin@utm.my
No tel: 010-575 8004

Pegawai Unit Bayaran RMC terdiri daripada :

 En. Sallekhuddin bin Abdullah
Pegawai Kewangan (W41)
emel: sallekhuddin@utm.my
No. tel: 013-744 7761

Pn. ZuhaidahBintiKasim
Penolong Akauntan (W29)
emel: zuhaidah@utm.my
No. tel: 07-5333295RMC

Pn. Suryati Binti A. Hamid
Penolong Akauntan (W29)
emel: suriyati@utm.my
ext : 07-5537901

En. Syed Ahmad Nizam Bin Syed Kamaruzaman
Penolong Akauntan (W29)
emel: ahmadnizam@utm.my
No. tel: 07-5333293

Pn. Engku Azni Binti Jantan
Pembantu Tadbir (NA19)
emel: azni-j@utm.my
No. tel: 07-5333309

Cik Syahidah Adibah Binti Abdul Wahid
Pembantu Tadbir (NA19)
emel: syahidahadibah@utm.my
No. tel: 07-5333337

En. Muhammad Syafiq bin Salim
Pembantu Kewangan (WA19)
emel: syafiqsalim@utm.my
No. tel: 07-5333317 

Sewaan kenderaan yang digunakan bertujuan melaksanakan kerja lapangan atau bukan lapangan perlu membuat justifikasi terlebih dahulu dan dilampirkan semasa membuat tuntutan

Sebarang pembelian / perbelanjaan selepas tarikh geran tamat adalah tidak dibenarkan.

Perbelanjaan yang tidak dibenarkan dengan menggunakan geran FRGS & PPRN Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia (KPT) adalah:

1.Pembayaran sebarang bentuk yuran keahlian badan profesional/badan ikhtisas dan seumpamanya.
2. Pembelian bahan rujukan dan seumpamanya;
3. Pembelian peralatan ICT dan komunikasi (seperti telefon bimbit / komputer riba / mesin pencetak / katrij dan seumpamanya).
4. Pembayaran bil utiliti/telekomunikasi.
5. Pembelian peralatan pejabat (seperti alat tulis / kertas / meja/ kerusi dan seumpamanya).
6. Pembelian peralatan storan (seperti external hardisk / pendrive / CD dan seumpamanya).
7. Pembayaran sewaan ruang / fasiliti di Institusi masing-masing.
8. Pembayaran pemfailan harta intelek dan seumpamanya (Kecuali geran PPRN).
9. Lain-lain pembelian yang tidak berkaitan secara langsung dengan projek penyelidikan.
10. Penggunaan peruntukan geran bagi caj pengurusan / pentadbiran adalah tidak dibenarkan.

Pegawai Unit Bayraan (Fastlane) RMC:

En. Mohd Syamsul Ridhwan bin Yahya
Penolong Akauntan (W29)
emel: mohdsyamsulridhwan@utm.my
No. tel: 07-5335706

Cik Siti Aliah Binti Ali
Pembantu Tadbir (Kewangan) (WA19)
emel: sitialiah@utm.my
No. tel:07-5333330

Bagi geran dalaman UTM, Ketua Projek dibenarkan untuk membuat tuntutan dalam tempoh 3 bulan selepas tarikh tamat geran. Selain daripada geran dalaman UTM, ia adalah tertakluk kepada peraturan yang ditetapkan oleh penaja yang memberi peruntukan.

Tuntutan tidak boleh dibayar jika perbelanjaan tersebut tiada dalam proposal asal. Tetapi, Ketua Projek boleh memohon kelulusan daripada penaja masing-masing melalui Research Manager RMC dan pembayaran hanya boleh dilakukan jika permohonan tersebut diluluskan oleh penaja.

Tempoh proses kelulusan bayaran akan dilakukan dalam masa 10 hari bekerja daripada tarikh terimaan dokumen lengkap di dalam sistem RADIS (diperingkat Seksyen Kewangan).

Tidak dibenarkan sebarang tuntutan yang melibatkan perbelanjaan diluar tempoh geran aktif

Tuntutan Bayaran Balik Wang adalah segala tuntutan pembelian yang telah didahulukan wang sendiri.

Maksimum pembelian yang bernilai sehingga RM5,000.00 daripada dalam dan luar negara dibenarkan untuk menggunakan wang sendiri. Tuntutan melebihi RM5,000 perlu melalui proses perolehan dan tertakluk kepada prosedur perolehan.

Permohonan tuntutan bayaran balik yuran pertubuhan professional bagi staf UTM dengan menggunakan geran penyelidikan adalah tidak dibenarkan. Tuntutan boleh dibuat menggunakan bajet mengurus di PTJ/ fakulti masing-masing.

Tuntutan boleh dibuat secara atas talian melalui sistem UTMFIN. E-Borang UTMFIN, Bayaran Balik Wang perlu dilengkapkan oleh Ketua Projek sehingga status sah. Kemudian dokumen tuntutan perlu dimuatnaik ke dalam sistem RADIS supaya bayaran tuntutan dapat diproses.

Tuntutan bayaran balik wang perlu disertakan dengan bukti pembayaran seperti resit pembelian yang asal, bukti pembayaran secara atas talian, penyata kad kredit dan sebagainya. Semua dokumen perlu lengkap ditandatangan dan dicop dengan cop rasmi Ketua Projek, cop pengesahan pembayaran, cop salinan diakui sah (merah) bagi resit hitam putih dan cop aplikasi bagi resit yang diterima secara atas talian.

Bagi sewaan kenderaan yang digunakan bertujuan untuk melaksanakan kerja lapangan atau bukan lapangan, surat justifikasi perlu disediakan dan dilampirkan semasa membuat tuntutan. Justifikasi akan di bawa ke Pegawai A Kewangan bagi mendapatkan kelulusan.

Yuran seminar/persidangan dibenarkan menggunakan tuntutan secara bayaran balik wang dengan syarat tidak melebihi RM5,000.00. Sekiranya yuran tersebut melebihi RM5,000.00 perlu melalui proses perolehan.

Tuntutan pembayaran yuran seminar/persidangan dibenarkan setelah pembayaran dibuat walaupun tarikh aktiviti belum dijalankan.

Tuntutan bayaran yuran seminar/persidangan perlu disertakan dengan resit asal pembayaran, bukti pembayaran secara atas talian (penyata bank)/invois dan surat kelulusan aktiviti.

Tuntutan bayaran yuran seminar/persidangan perlu mendapatkan kelulusan aktiviti walaupun yuran diadakan secara atas talian ( tidak melibatkan perjalanan ).

Hanya staf UTM dan ahli projek yang nama beliau telah dinyatakan didalam article sahaja dibenarkan. Pelajar tidak dibenarkan menuntut yuran professional.

Sewaan broadband / internet perlu dinyatakan dalam proposal asal. Kadar bayaran terhad RM150 sebulan bagi satu nombor/pakej untuk setiap geran.

Pembelian buku perlu mendapatkan kelulusan PSZ sebelum membuat pembelian. Buku perlu diserahkan kepada PSZ selepas geran tamat.

Pembayaran “proofread” perlu disertakan dengan kadar per perkataan. untuk proofread yang dibuat oleh individu, perlu disertakan dengan bukti kelayakan “proofreader” tersebut.

Bayaran proofread boleh dibuat secara bayaran balik wang sekiranya Ketua Projek telah mendahulukan wang dengan syarat tidak melebihi RM5,000.

Tuntutan perjalanan (Dalam Negara) ada perjalanan melibatkan aktiviti penyelidikan di dalam Malaysia (Semenanjung, Sabah & Sarawak) sahaja.

Senarai dokumen yang diperlukan untuk tuntutan perjalanan:

1) Surat kelulusan aktiviti
2) Penyata touch n go (bagi perjalanan melibatkan tol)
3) Resit penginapan (bagi yang bermalam)
4) Alamat lojing (bagi yang tidak menginap di hotel)
5) Resit-resit pengangkutan awam (cth: resit penerbangan/bas/teksi/grab/keretapi)

Tuntutan dibenarkan jika kerja lapangan/aktiviti penyelidikan melebihi 3hari. Bagi tuntutan tanpa resit perlu mendapatkan kelulusan Pengarah RMC.

Tuntutan sewaan kenderaan berkenaan berkait dengan aktiviti projek dan surat justifikasi sewaan diperlukan semasa tuntutan dibuat.

Tuntutan dibenarkan hanya bagi pembayaran EPK (Elaun Perbatuan Kenderaan) sahaja. Bagi tuntutan makan tidak dibenarkan.

Elaun Makan adalah bagi seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh 24 jam atau lebih yang dikira mulai dari waktu bertolak dan pembayaran mengikut kadar kelayakan yang telah ditetapkan.

Elaun Harian adalah bagi seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh melebihi 8 jam tetapi kurang dari 24 jam dan layak menuntut separuh daripada kelayakan Elaun Makannya.

Pegawai pegawai yang bertugas rasmi di luar pejabat boleh menginap di kemudahan penginapan selain hotel seperti chalet, homestay, roomstay dan mana-mana penginapan yang bersifat rumah tumpangan. Kadar penginapan di chalet, homestay, roomstay adalah menggunakan kadar Bayaran Sewa Hotel yang disokong dengan resit.

Kelayakan pegawai yang telah menginap di hotel semasa dalam perjalanan pergi ke tempat bertugas rasmi untuk menginap semasa dalam perjalanan pulang adalah tertakluk kepada terdapatnya keperluan untuk menginap.

Keperluan untuk menginap adalah tertakluk kepada perakuan Ketua Jabatan yang bertanggungjawab mengesahkan tugas pegawai memerlukan pegawai menginap.

Pegawai yang bertugas rasmi di luar Ibu Pejabat boleh dibayar Bayaran Sewa Hotel bagi hari minggu (hari tidak bertugas) sekiranya tarikh bertugas bagi hari seterusnya melangkaui hari minggu selaras dengan peraturan di Perenggan 5.3.4, PP WP1.4 / WP1.5 yang menetapkan Bayaran Sewa Hotel tidak boleh dibayar untuk tempoh bertugas rasmi melebihi tiga (3) bulan terus-menerus termasuk hari kelepasan am dan mingguan.

Pegawai di gred 52 dan ke bawah, boleh menginap di bilik jenis suite sekiranya kelayakan Bayaran Sewa Hotel adalah mengikut kadar yang ditetapkan kerana setiap hotel mempunyai klasifikasi jenis bilik yang berbeza mengikut taraf hotel.

Penggunaan invois tidak dibenarkan dalam tuntutan Bayaran Sewa Hotel. Takrifan resit rasmi di Perenggan 3, Arahan Perbendaharaan menyatakan resit rasmi adalah sebarang bentuk akuan terimaan wang daripada orang awam termasuk dalam bentuk lesen, tiket, borang yang mana amaun bayaran tetap ditulis atau dicetak padanya atau melalui media elektronik.

Manakala invois pula secara umumnya merujuk kepada dokumen yang mengandungi butiran harga dan bilangan bagi barangan, perkhidmatan atau bekalan yang telah dibekalkan kepada pelanggan. Resit dikeluarkan setelah bayaran bagi barangan, perkhidmatan atau bekalan dilaksanakan. Invois hanya menyenaraikan butiran barangan, perkhidmatan atau bekalan sebelum bayaran dilaksanakan.

Resit rasmi daripada pihak hotel hendaklah dikemukakan bagi tujuan bayaran tuntutan Bayaran Sewa Hotel sebagai bukti bayaran telah dilaksanakan.

Resit tempahan hotel daripada laman web seperti Trivago, Agoda.com, booking.com dan sebagainya boleh digunakan dalam tuntutan Bayaran Sewa Hotel. Resit dalam konteks tuntutan ini adalah merujuk kepada dokumen yang mengesahkan bayaran telah dilaksanakan bagi tujuan penginapan tersebut. Walau bagaimanapun, resit tersebut perlu disertakan dengan cop aplikasi. 

Pegawai layak menuntut Elaun Lojing sekiranya menginap di rumah milik pegawai semasa bertugas rasmi di luar Ibu Pejabat tertakluk kepada syarat rumah tersebut bukanlah rumah yang didiami oleh pegawai pada hari bekerja biasa.

Pegawai yang menginap secara lojing tidak perlu mengemukakan resit kerana pegawai tidak mengeluarkan bayaran untuk menginap.

Secara prinsipnya, perjalanan bagi tujuan bertugas rasmi adalah bermula dari pejabat ke tempat bertugas rasmi. Namun, sekiranya perjalanan perlu dibuat sebelum waktu bekerja untuk ke tempat bertugas rasmi, perjalanan dari rumah boleh dilaksanakan dengan mengambil kira perjalanan terdekat bagi tujuan penjimatan kos.

Prinsip jarak terdekat bagi tujuan penjimatan adalah terpakai dalam apa jua keadaan selagi mana munasabah.

Pengiraan tuntutan perjalanan berdasarkan prinsip jarak terdekat adalah selaras dengan syarat am di Perenggan 19(a), Perintah Am Bab B Tahun 1974 yang menyatakan tentang perjalanan mengikut mana yang sehabis dekat dan murah dengan cara pengangkutan yang bersesuaian dengan kecekapan.

Tuntutan perjalanan Luar Negara adalah bagi seseorang pegawai yang dikehendaki menjalankan tugas rasmi di luar negara.

Tuntutan perjalanan Luar Negara adalah layak menuntut elaun, kemudahan, dan bayaran mengikut kadar dan syarat yang telah ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Malaysia.

Senarai dokumen yang diperlukan bagi tuntutan luar negara:

1) Surat kelulusan aktiviti
2) Surat kelulusan ke luar negara (bagi mahasiswa universiti)
3) Tiket E Boarding & Flight Itinerary
4) Resit penginapan hotel
5) Resit-resit pengangkutan awam (cth: bas/teksi/grab/keretapi/kereta sewa)
6) Penyata bank (bagi bayaran secara kad kredit)

Bagi sewaan kenderaan yang digunakan bertujuan untuk melaksanakan kerja lapangan atau bukan lapangan, surat justifikasi perlu disediakan dan dilampirkan semasa membuat tuntutan. membuat tuntutan. Justifikasi akan di bawa ke Pegawai A Kewangan untuk mendapatkan kelulusan

Pembayaran yuran perlu di mohon menggunakan e-Form Bayaran Balik Wang bagi tuntutan sebelum tarikh aktiviti.

Dokumen yang diperlukan bagi bayaran yuran luar negara:

Jika pembayaran belum dibuat
– Surat kelulusan aktiviti
– Inbois / Proforma Inbois
– Maklumat syarikat dan bank

Jika pembayaran telah dibuat
– Surat kelulusan aktiviti
– Inbois / proforma invois / resit
– Bukti pembayaran (Penyata bank atau lain-lain)

Elaun Makan yang layak dituntut oleh pegawai yang bertugas rasmi di luar negeri adalah bagi tiap-tiap kali bermalam di luar negeri. Elaun Makan juga layak dituntut jika seseorang pegawai itu meninggalkan tempat bertugas rasmi di luar negeri pada jam 6.00 petang atau selepasnya.

Meninggalkan tempat bertugas rasmi di luar negeri merujuk kepada selepas program rasmi tersebut selesai sepenuhnya dengan syarat penerbangan pulang adalah pada hari yang sama.

Seseorang pegawai tidak layak menuntut Elaun Makan jika kemudahan makan disediakan oleh Penganjur.

Seseorang pegawai tidak layak menuntut Bayaran Sewa Hotel atau Elaun Lojing jika penginapan disediakan oleh Penganjur.

Invois ialah dokumen yang dikeluarkan daripada pemilik perniagaan kepada pelanggan apabila tiba masanya untuk pelanggan membayar bekalan atau perkhidmatan yang disediakan. Ia adalah permintaan rasmi untuk pembayaran.

Dalam perdagangan antarabangsa, Invois Proforma ialah dokumen yang menyatakan janji penjual untuk menyediakan barangan dan perkhidmatan yang tertentu kepada pembeli pada harga yang ditetapkan.

Tuntutan invois dibenarkan bagi amaun tidak melebihi RM5,000.00. Bagi tuntutan Invois melebihi RM5,000.00 tidak dibenarkan. Bagi pembelian invois melebihi RM5,000.00 perlu melalui proses perolehan (Pesanan Tempatan).

Bagi tuntutan yuran penerbitan jurnal (APC) tidak dibenarkan menggunakan invois tetapi hanya dibenarkan menggunakan tuntutan bayaran balik wang.

Sekiranya pembelian bekalan atau perkhidmatan daripada luar negara dibenarkan mengemukakan Invois Proforma bagi membuat tuntutan bayaran.

Bagi pembelian invois melebihi RM5,000.00, ia perlu melalui proses perolehan (Pesanan Tempatan).

Sekiranya invois tiada cop dan tandatangan daripada pihak Syarikat, Invois tersebut perlu ada kenyataan “invoice ini adalah cetakan komputer dan tandangan tidak diperlukan”.

Tuntutan bayaran invois perlu dibuat bayaran dalam tempoh 14 hari daripada tarikh invois diterima lengkap dan sempurna.

Yuran persidangan dibenarkan menggunakan tuntutan secara invois bil dengan syarat penganjur/pembekal perlu berdaftar UTM dan tidak melebihi RM5,000.00. Sekiranya yuran tersebut melebihi RM5,000.00, ia perlu melalui proses perolehan.

Sekiranya terdapat penambahan pada invois boleh melampirkan dokumen Nota debit dan sekiranya terdapat pengurangan pada Invois boleh lampirkan Nota kredit.

Inbois dalaman merupakan bil invois yang dikeluarkan UTM dan pembayaran dilakukan secara pindahan tabung melalui eform utmfin Inbois Dalaman

PTJ dalaman universiti boleh mengeluarkan invois dalaman yang bernilai lebih RM5000. Kelulusan bagi invois dalaman yang melebihi RM5000 adalah di peringkat RMC sahaja.

Penyelidik wajib melalui proses perolehan bagi pembelian melebihi RM5,000.00 dan jika terdapat pelanggaran tatacara perolehan, ia akan dibawa ke Jawatankuasa AP59 dan kemungkinan tindakan surcaj dan disiplin boleh dikenakan.

Invois Pesanan Tempatan ialah dokumen yang dikeluarkan daripada pemilik perniagaan kepada pelanggan apabila tiba masanya untuk pelanggan membayar bekalan atau perkhidmatan yang disediakan seperti yang telah dinyatakan- di dalam Pesanan Tempatan.

Invois yang dikeluarkan perlu mengikut seperti Pesanan Tempatan yang dinyatakan. Sebarang perubahan perlu merujuk kepada Unit Perolehan RMC.

Dokumen yang diperlukan bagi tuntutan SPB/SRA adalah seperti :

1) Borang Tuntutan Skim Pelajar Bekerja
2) Maklumat akaun bank penerima
3) Surat lantikan

Dokumen yang diperlukan bagi tuntutan Upah Pelajar/Upah Kerja adalah seperti :

1) Kad Matrik Pelajar
2) Maklumat akaun bank penerima
3) Borang perakaun upah 1st attachment

Dokumen yang diperlukan bagi Upah Pakar:

1) Surat Lantikan Pakar kepada penerima
2) Maklumat akaun bank penerima

Dokumen yang diperlukan bagi tuntutan Honorarium:

1) Surat Arahan Pembayaran honorarium dari penyelidik
2) Maklumat akaun bank penerima jika ahli bukan staf utm
3) No chargeline fakulti/jabatan bagi agihan 1/3 sumbangan penyelidikan

Dokumen yang diperlukan bagi tuntutan Enumerator :

1) Surat Lantikan Enumerator kepada penerima
2) Maklumat akaun bank penerima jika ahli bukan staf utm

Dokumen yang diperlukan bagi tuntutan Saguhati :

1) Surat Lantikan kepada penerima
2) Maklumat akaun bank penerima jika ahli bukan staf utm
3) Surat kelulusan aktiviti jika berkaitan

Dokumen yang diperlukan bagi tuntutan Elaun Latihan Industri :

1) Surat Lantikan kepada pelajar latihan industri
2) Rekod Kehadiran Harian
3) Kronologi Latihan Industri
4) Maklumat akaun bank penerima

Antara saguhati yang dibenarkan bagi tuntuan bayaran :

1) Bayaran kepada penceramah / moderator
2) Bayaran kepada responden penyelidikan

Tuntutan bayaran dalam matawang asing dibenarkan

Untuk pendahuluan pelbagai kadar maksimum yang dibenarkan adalah RM5,000.00 sahaja.

Untuk pendahuluan pelbagai kadar minimum yang dibenarkan adalah RM500.00 sahaja.

Pendahuluan yang dibenarkan seperti Pengangkutan – tiket kapal terbang dan pembelian – barang pakai habis, yuran, keraian, dan yang dibenarkan dalam proposal

Hanya staff UTM sahaja yang layak untuk memohon selain dari itu tidak dibenarkan sama sekali.

Pemohon wajib melakukan pelarasan dalam tempoh 2 minggu selepas tamat pogram atau aktiviti yang memohon perdahuluan tersebut

Pemohon boleh dikenakan potongan gaji dan denda sebanyak 10% daripada jumlah pendahuluan.

Pemohon yang tidak mempunyai geran tidak layak untuk memohon pendahuluan dan pemohon yang geran belum aktif boleh memohon pendahuluan dengan kelulusan pengarah RMC dan jabatan TNCPI bergantung pada jumlah.

Untuk pendahuluan perjalanan kadar maksimum yang dibenarkan adalalah bergantung kepada kelayakan pegawai itu sendiri.

Untuk pendahuluan perjalanan kadar minimum yang dibenarkan adalah RM500.00 sahaja.

Pendahuluan yang dibenarkan seperti elaun makan dan elaun hotel/lojing (jarak perjalanan adalah melebihi 25KM dari UTM)

Hanya staff UTM sahaja yang layak untuk memohon selain dari itu tidak dibenarkan sama sekali.

Pemohon wajib melakukan pelarasan dalam tempoh 2 minggu selepas tamat pogram atau aktiviti yang memohon perdahuluan tersebut.

Pemohon boleh dikenakan potongan gaji dan denda sebanyak 10% daripada jumlah pendahuluan.

Untuk pegawai yang ingin tinggal di Homestay, kadar bayaran mengikut kadar bayaran sewa hotel yang disokong dengan resit

Fail online claim hanya perlu disediakan bagi geran yang mempunyai tuntutan online claim

Fail online claim perlu dihantar setelah geran penyelidikan tamat

Salinan resit perlu dicetak semula dari sistem namun perlu dilampir bersama 1 surat akuan sumpah

Tempahan boleh dibuat dengan menghantar borang tempahan berserta bukti bayaran kepada Unit Rekod Harta RMC

Penyelidik perlu menghantar fail online claim dan laporan akhir bagi semua geran penyelidikan yang telah tamat supaya penutupan geran dapat dibuat dengan sempurna.

Bagi geran yang masih aktif, penyelidik perlu membuat pertukaran ketua projek melalui sistem RADIS.

Penyelidik perlu membuat pertukaran hak milik Harta Penyelidikan dengan meghantar borang permohonan lupus atau borang permohonan pindah milik bagi semua aset atau inventori yang pernah dibeli sepanjang perkhidmatan.